עיצוב משרדים להצלחת החברה

צילום: קטיה לין , הדמיות: סטודיו ליליקה, איורים: נדב נחמני

הקשר בין עיצוב משרדים, פגישות אקראיות, חדשנות ותפוקה

האם באמת יש קשר בין ארבעת האלמנטים הללו?
התשובה היא שקיים קשר הדוק ביניהם, מיכל רוזן מתכננת משרדים על בסיס מחקרים מהעשור האחרון. ממחקרים אלו אפשר ללמוד  שעיצוב משרדים מושכל ומקצועי יכול לתרום ליצירת קהילה, מעודד חדשנות ועשוי גם להגדיל את התפוקה.
שאם לא כן, מה גורם לכל החברות הגדולות והמצליחות ביותר בעולם כמו אמזון, פייסבוק גוגל ועוד הרבה אחרות להשקיע הון עתק בעיצוב המשרדים שלהם?

בכתבה זו אתאר את הדרכים שבהן אפשר להגדיל משמעותית את שלושת הפרמטרים: קהילה, חדשנות, תפוקה, באמצעות סביבת עבודה מתאימה. חלק מהאמצעים בהם משתמשים לצורך כך הם פשוטים ואפשר ליישם אותם בקלות בכל משרד על ידי ביצוע כמה פעולות פשוטות, חלקם מורכבים יותר ודורשים ייעוץ ותכנון מקצועי. בתוך הכתבה משולבות עצות מעשיות עבור כל נושא. נושאים מרכזיים בכתבה זו:

• פגישות אקראיות כפרמטר להעלאת חדשנות ותפוקה
  .
• המטבחון – המקום האולטימטיבי לגיבוש קהילת עובדים
  .
• מולטימדיה אקטיבית לגיבוש קהילה
  .
• עיצוב מרחב העבודה הפרטי ככלי ליצירת שייכות
  

אפתח בתיאור של ניסוי פשוט שערכו בחברת תרופות גדולה, לקחו 50 סוכני מכירות שנפגשים באופן אקראי ביניהם במהלך יום עבודה, והגדילו את מספר הפגישות האקראיות ביניהם בעשרה אחוז, המכירות עלו בעשרה אחוז!

פגישות אקראיות כאמצעי להעלאת חדשנות ותפוקה

פגישות אקראיות הן אמצעי חשוב להעלאת יצירתיות, חדשנות ותפוקה בסביבת העבודה ואפשר להשפיע עליו באופן מהותי בדרך שבא אנו מתכננים משרדים ובעיקר את החללים הציבוריים.

פגישות אקראיות וחדשנות

מחקרים שונים הוכיחו את תרומתן המהותית של פגישות אקראיות לחדשנות .
חדשנות נוצרת ככל שהמפגשים האקראיים מתבצעים בין אנשים שיש ביניהם שונות מאוד גדולה: תרבויות שונות לחלוטין, מיקומים גאוגרפיים מאזורים שונים על הגלובוס, כך נוצרת חדשנות.

די מובן, כמו שבישראל שלנו, מדינה קטנה שמהווה קיבוץ גלויות, המפגשים בין עולים מכל קצווי תבל הולידו חדשנות ופיוז'ן מרתק של מזרח ומערב שבא לידי ביטוי לא רק בהייטק אלא גם בתרבות, באמנות, ובמוזיקה.  מסדרונות הם אמצעי מעולה למפגשים אקראיים בין עובדים ממחלקות שונות כדי להתעדכן לגבי מה שקורה מחוץ למחלקה ולקבל רעיונות חדשים ומידע חשוב. בעצם אנחנו מתייחסים כבר מזמן למסדרון לא כאל איזשהו אזור של מעבר ותו לא, אנחנו מתייחסים אליו כאל חלק בלתי נפרד מסביבת העבודה שאפשר לנהל בו פגישות קטנות – stand up meetings. המסדרון שבתמונה מצויד גם בלוח מגנטי מחיק שמייעל את הפגישה. עוד תפקיד של המסדרון : הוא משמש אזור נפרד אליו אפשר לצאת מהopen space כששני עובדים או יותר רוצים לשוחח ביניהם בלי להפריע לשאר העובדים סביבם.

 במסדרון stand up meeting 

מסדרון שהקירות שלו הם לוחות מחיקים ומצויד בדלפק שאפשר להניח עליו לפטופ יכול לגרום למפגש אקראי להפוך לstand up meeting

פגישות אקראיות ותפוקה

מה קורה כשאנחנו מפגישים באופן אקראי אנשים שהם באותה מחלקה באותו תחום עיסוק, פחות או יותר אותו רקע? במקרה הזה עולה התפוקה. הנושא הוכח מחקרית וגם הוא מאוד הגיוני כי אנשים שנפגשים הרבה באופן אקראי נקשרים יותר ברמה החברתית ואז האינטראקציה ביניהם גדלה, מה שעוזר להם לסיים את המשימות שלהם מהר יותר ובאופן מקצועי יותר כיון שהם שואבים יידע וניסיון זה מזה, וגורם לעלייה בתפוקה.

פגישות אקראיות בתוך מחלקה תורמות לעלייה בתפוקה

העצה שלי להגדלת  מספר הפגישות האקראיות:

במשרדים גדולים בהם כמה עשרות עובדים ומעלה כדאי ליצור הזדמנות למפגשים אקראיים בין עובדים ממחלקות שונות במסדרונות. לשם כך המסדרונות צריכים להיות מוארים היטב, מרווחים, נעימים ומזמינים, כדי ששניים עד שלושה אנשים יוכלו לעצור מידי פעם במסדרון, להתעדכן ולהחליף מידע על הנעשה במחלקות השונות של החברה. 

מפגש אקראי בדרך 

כדי לעודד פגישות אקראיות בין עובדים מאותה מחלקה או מאותו תחום עיסוק כדאי למקם אזורי מפגש לא רשמיים צמוד לאזור העבודה. פינת הצילום והעריכה משמשת פעמים רבות כאזור מפגש כזה שבו העובדים יכולים להתייעץ ולהיעזר זה בזה. גם פינות קפה או פינות ישיבה כמו סלון קטן, בתוך המחלקה דווקא, יוצרות חיבור ותקשורת.

המטבחון והקפטריה, המקומות האולטימטיביים לגיבוש קהילת עובדים

הדבר הראשון שאנחנו רוצים ליצור בחללים הציבוריים זה קהילת עובדים מגובשת ודרך טובה לעשות את זה היא באמצעות הקפיטריה שבה, כשאנחנו אוכלים יחד, אנחנו שוברים מחיצות ומתחברים באופן בלתי אמצעי.

קפטריה קומתית לקומה שיכולה ליצור חיבור בלתי אמצעי באמצעות ארוחה משותפת

בתמונה שלמעלה אפשר לראות פרויקט קונספט שתכננתי יחד עם משרד רון רובינשטיין אדריכלים עם שולחן אבירים. העיקרון של השולחן המאורך הזה הוא שהוא מחבר את האנשים יחד ובקפיטריה הזאת שמיועדת לכמאתיים איש מכירים כל יום כמה אנשים חדשים באמצעות הארוחה המשותפת.

כשאת יושבת ליד שולחן אבירים לארוחת צהריים רוב הסיכויים שתפגשי מישהי או מישהו שלא היית פוגשת במחלקה שלך. זה יוצר חיבור רוחבי בין עובדים ממחלקות שונות ומשפיע לעומק על התרבות הארגונית של החברה.
בחברות קטנות יותר שבהן כולם מכירים את כולם הקפיטריה היא מקום שבו מחדשים את הקשר והתקשורת על בסיס יומיומי. אם הקפיטריה תהיה מעוצבת היטב, נעימה ומזמינה והמטבחון מצויד היטב, העובדים יעדיפו לאכול יחד לרוב, אולי להכין לעצמם את האוכל שהביאו מהבית ולהתפזר פחות במסעדות שונות. בדרך זו הם גם יאכלו אוכל בריא יותר וגם יגדלו הסיכויים ליצירת קהילת עובדים ותרבות ארגונית ייחודית בחברה.

ההצעה שלי לגיבוש קהילת עובדים במטבחון ובקפטריה

חישבו על המטבחון או הקפטריה כעל האזור המטופח ביותר במשרדים, כמו שאתם מתייחסים לאזורים הייצוגיים במשרדים. העובדים הם לרוב המשאב היקר ביותר בארגון ועלינו להתייחס אליהם בהתאם. רצוי שהמטבחון יהיה מואר היטב ומצויד לרווחת ולפינוק העובדים. שילוב צמחיה ישדרג מהותית את המטבחון. אם תוכלו לעצב אותו כמעין בית קפה אפשר יהיה לקיים בו פגישות עבודה לא רשמיות במהלך כל שעות העבודה ולא רק בהפסקות האוכל. מטבחון כייפי ומעוצב כקפטריה או בית קפה כדאי למקם דווקא בכניסה למשרדים כדי שגם האורחים המגיעים לחברה יוכלו ליהנות ממנו.

מולטימדיה אקטיבית לגיבוש קהילה

עוד אמצעי חשוב הוא מה שאני קוראת מולטימדיה אקטיבית. אני מתייחסת לנושא מולטימדיה בהפוך על הפוך, זאת אומרת, הרבה מדיות שהעובדים יוצרים ביניהם של תקשורת כשהמטרה היא ליצור תקשורת אקטיבית ולא תקשורת פסיבית של מסכים שאנחנו רואים הרבה פעמים בחברות. המסכים אינם מעודדים אקטיביות ותקשורת בין העובדים כמו לוחות מגנטיים מחיקים או משחקים מגנטיים.

קיר תקשורת "מדבר" בקפטריה

אתם יכולים לראות כאן בתמונה של הקפטריה למעלה, את הלוח הזה שהוא בעצם סוג של "קיר מדבר" שמשמיע את קולם של העובדים ונותן להם אפשרויות מגוונות לביטוי עצמי. הוא מכיל משחק מגנטי תלת ממדי, לוח מחיק ויש פה את כל האמצעים להעביר "מסרונים", אם נקביל את זה למדיה הדיגיטלית, באמצעות פתקים. זאת תקשורת שהיא פיזית ולא דיגיטלית והיא מאוד עוצמתית ומאוד אקטיבית, של העובדים בינם לבין עצמם.

"בלוג פיזי" כאמצעי לביטוי, ליצירתיות ולתקשורת

בתמונות למעלה אתם רואים קונספט של משחק בכניסה לקומה או למשרדים שהוא מעין בלוג אבל בלוג שהוא לא וירטואלי אלא פיזי. אנחנו יישמנו אותו בכניסה לקומה כשלכל אחד מהעובדים יש את הקובייה שלו שעליה הוא יכול להעביר כל מיני מסרים, להתחבר וליצור תקשורת לא רשמית עם שאר הצוות שלו.

משחקים מגנטיים כאמצעי לתקשורת, להנאה וליצירתיות

משחקים מגנטיים הם גם חלק מאוד מעניין ומחבר, אתם יכולים לראות בתמונה המצורפת למעלה משחק של חיבור אותיות באמצעותו אפשר לברך בימי הולדת ולהשתעשע.
לכתוב על הקירות בחדרי הישיבות הפך בשנים האחרונות לנוהג מקובל שיוצר תחושת חופש ודינמיות בתקשורת.

העצה שלי ליצירת מולטימדיה אקטיבית במשרדים

כדאי להקצות במשרדים 'קיר תקשורת' שבו יש אפשרות להצמיד תמונות, לכתוב מסרים שונים או לצייר. הקיר יכול להיות ממוקם במטבחון, או אפילו בכניסה למשרדים. רצוי לאפשר עדכון שוטף של המסרים על ידי שימוש בלוחות מגנטיים מחיקים. ההחלטה על אופי קיר/ות התקשורת תהיה בהתאם לתרבות הארגונית של החברה. בחברות מסוימות יאהבו את הרעיון של כתיבה על הקירות ואפשר למקם לוחות מגנטיים מחיקים רבים או לכתוב ישירות על הקיר. בחברות אחרות התקשורת תעשה בפורמט מוגדר ופורמלי יותר באזור ספציפי.

מרחב פרטי וביטוי לייחוד של העובד בתוך הקהילה

במקביל למאמצים הבלתי נלאים של מנהלות ומנהלי משאבי אנוש לגיבוש העובדים לקהילה, קיימת מודעות גם לצורך של העובד היחיד להגדיר את המרחב הפרטי שלו ואת הייחוד שלו כפרט בתוך הקהילה. כשמאפשרים ביטוי עצמי של כל עובד מתחזק הקשר שלו לחברה ולחבריו.
בראש וראשונה כדאי לאפשר לעובדים לעצב ולבחור את הנראות המועדפת עליהם בכל הקשור לסביבת העבודה האישית שלהם. עיצוב אישי ואפשרות לקבל החלטות , אפילו מינוריות, לגבי עמדת העבודה, יוצרת קשר רגשי ושייכות לחברה.

הרכבת עמדת עבודה אישית כביטוי לייחוד

בפרויקט למעלה שכולל חללים פתוחים גדולים עמדנו בפני אתגר. שאלנו את עצמנו איך ליצור שייכות והרגשה של ביטוי עצמי וקצת שליטה לעובדים כשאנחנו מושיבים אותם בחללים גדולים, די אנונימיים, כאשר האילוץ המובנה היה ישיבה בצפיפות יחסית. הפתרון שהצענו מבוסס על כך שכל עובד יכול להרכיב לעצמו את העמדה שלו בצורה שהוא רוצה, כלומר,  לבחור צבעים מסוימים מתוך פלטת צבעים של החברה ולבחור כמה אלמנטים של עיצוב, כמו מדפי זכוכית או עץ, מתקן אקוסטי או לחילופין מנורה ואלמנטים נוספים שמהם הוא מרכיב לעצמו תמהיל של העמדה שלו. כמובן שלאחר שהעמדה מורכבת אפשר להציג בה תמונות ופריטים ולתת אופי ונופך מהאישיות של העובד.

העצה שלי לפרסונליזציה ולמתן אפשרות לביטוי עצמי וליצירת שייכות

לעודד את העובדים לקחת חלק פעיל בהחלטות על עיצוב המשרדים, למשל, בחירת צבע קיר אחד בחדרם או להביא ולהציג במידת האפשר חפצים שלהם לעיצוב חלל העבודה האישי כמו צילומים או פריטי אוסף ליצירת פרסונליזציה של עמדת העבודה
בתכנון עמדות עבודה רצוי להקצות מדפים או אזורים לתליית חפצים אישיים.

אחרי הדיון בכתבה זו בגיבוש קהילת עובדים ייתכן שיעניין אתכם גם להבין איך ליצור well being, שלומות בעברית, בסביבת העבודה שלכם. בשנים האחרונות מבינים את החשיבות של שילוב טבע במשרדים, בין היתר על ידי שילוב צמחייה ודגש על כניסת אור טבעי לחללי העבודה. ראו בתמונות למעלה דוגמאות למשרדים מעוצבים עם שילוב אלמנטים של צמחיה ואקווריום. כאן תוכלו לקרוא ולקבל כמה עצות מועילות בנושא.

אהבת את הגישה והפרויקטים ורוצה לשמוע איך אפשר לעבוד יחד? השאירי פרטים בתיבת יצירת הקשר למטה או התקשרי 4683066 054 ונדבר : )