תכנון משרד – פרוגרמה אדריכלית

עיצוב משרדים מתחיל באפיון דרישות ובהפקת פרוגרמה אדריכלית. האפיון נועד לסייע למעצבת הפנים של המשרדים לקבל הנחיות ומסגרת לצורך תכנון משרד מקצועי.
מתחילים באיסוף מידע מכל המחלקות בחברה ומכל הדרגים. יש לייחס חשיבות ולהטות אוזן להערות ולתובנות של כל בעלי התפקידים בחברה, מהזוטרים עד לבכירים פרוגרמה יסודית ומקצועית יכולה לקבוע את הצלחת התכנון האדריכלי.

כמנהל\ת בחברה שמרכז\ת תהליך תכנון משרדים חדשים, השכר לעמלך יהיה מסמך שגם ימקד את מעצבת המשרדים באפיונים רבים לצורך התכנון וגם יגלה לך מידע חשוב לצורך ניהול התהליך. לדוגמא: חברת הייטק שעובדיה יושבים בהווה בקבוצות קטנות של 2-3 איש בכל חדר מחליטה להגביר את רמת השיתוף בין העובדים ולעבור לישיבה בחלל פתוח. לכאורה נראה כאילו עקב החלטה זו השטח הנדרש למשרדים הצטמצם באופן דרמטי אבל אסור לשכוח שכאשר עוברים לעבודה בחללים פתוחים (open space) צריך לתת מענה לפונקציות שהתקיימו קודם לכן בחדרים סגורים :

1. מענה לעובד שצריך לנהל שיחה פרטית דחופה ולא להפריע לחבריו על ידי הקצאת חדרונים שהם תאי טלפון.

2. הגדלה מהותית של מספר חדרי הישיבות הקטנים או אזורי מפגש לא רשמיים כדי לאפשר פגישות ספונטניות מהירות כשצץ במהלך העבודה דיון בנושא שצריך לפתור על ידי 2-4 עובדים בלי להפריע לשאר חברי הצוות בחלל הפתוח.

הדרישות הללו שהיו פחות קריטיות כאשר העובדים ישבו בחדרים סגורים מוסיפות שטח מהותי למשרדים ויש חשיבות בהגדרת השטחים המגבים את הישיבה בחללים פתוחים על ידי הפקת פרוגרמה איכותית .
מסמך אפיון דרישות שבנוי בצורה יסודית ומעמיקה יכול לעזור מאוד למעצבת משרדים שתבחר על ידי החברה לקבוע כבר בשלב התחלתי של איתור הנכס מהו השטח הנדרש למשרדים ברמת דיוק גבוהה. מסמך כזה גם ממקד את החיפושים בנכסים הרלוונטיים.
מאוחר יותר, לאחר איתור נכס, מסמך אפיון הדרישות משמש את מעצבת המשרדים כדי להוביל תהליך של תכנון משרד מותאם ב"תפירה עילית" לצרכי החברה וגם כאן, ככל שההנחיה מפורטת והמידע מעמיק יותר, תכנון המשרדים ייתן מענה מקצועי יותר לצרכים האמתיים של החברה.

שאלות לצורך הפקת אפיון (פרוגרמה) עבור תכנון משרד חדש

לפניכם 35 שאלות רלוונטיות. תשובות מפורטות לשאלות אלו והפקת הטבלה של תיאור הפונקציות הנדרשות עבור המשרדים יהוו יחד מסמך אפיון איכותי שאותו יש להעביר למתכנן\ת המשרדים.
לעיתים קרובות העמקה בשאלות אלו מגדירה גם צרכים ניהוליים של משאי אנוש ויכולה לסייע בתהליכים נוספים בתוך החברה מלבד תהליך תכנון ועיצוב המשרדים החדשים

כללי וסגנון עבודה

1. תיאור החברה
   .
2. מטרות עיקריות במעבר, למשל :משרדים מרווחים יותר, רמה גבוהה יותר של משרדים, השגת טאלנטים, קירבה לספקים, לקוחות וכד' .
   .
3. תיאור קצר של המשרדים הקיימים היום. יתרונות וחסרונות
   .
4. אורח החיים או סדר היום של העובדים במשרדים – מה לשמר ומה לשנות.
   .
5. מה הכי חשוב להשיג באמצעות עיצוב המשרדים ? למשל: יצירתיות, חדשנות, עבודת צוות, יכולת אנליטית טובה וריכוז.
   .
6. מה צורת הישיבה המועדפת במשרדים שתתרום להשגת המטרות הנ"ל ? חדרים סגורים, חללים פתוחים, חללים משולבים סגורים ופתוחים או קונספט אחר.
   .
7. תהליכי עבודה – צרכים עבור עיצוב חללי עבודה מתאימים: מהן הפונקציות העיקריות בעבודה השוטפת, כיצד מתבצעת עבודת צוות, האם עובדים במתודולוגיית אג'ייל? בשיטת scrum או אחר?
   .
8. מהן הפונקציות הדרושות במהלך יום עבודה שוטף? (לדוגמא: מקום לפגישה יומית, מקום לעבודה שקטה וכו')
   .
9. איזה פונקציות שבועיות חודשיות או אקראיות נוספות דרושות בתוך המשרדים? למשל: פגישות שבועיות\חודשיות של כל החברה או חלק מהעובדים בחברה ואיזה סוג חללים הן דורשות?
   .
10. מה הקשר בין המחלקות השונות? מבחינת מהלך העבודה השוטף.
    .
11. האם קיימת חשיבות למיקום של המחלקות השונות. מהן המחלקות שרצוי שתהיינה צמודות למחלקות אחרות ואיזה מחלקות יכולות לשבת בכל מקום שירצו?

12.מה רמת התקשורת השוטפת בין העובדים היושבים סמוך זה לזה ועד כמה הם זקוקים לפרטיות?(לצורך החלטה על גודל המחיצות בין השולחנות, אם בכלל)
.
13. האם מנהלי צוותים יושבים יחד עם הצוות או בחדר סגור? אם בחדר סגור, האם הוא צריך להיות ממוקם ליד הצוות?
.
.14. האם יש צורך במספר חללי שיתוף פעולה ופגישות לא רשמיות?
.
15. האם יש חשיבות לגמישות בסידור עמדות הישיבה ואפשרות לשינויים תכופים? (רלוונטי בעיקר בחברות בהן עובדים פרויקטאלית והרכב הצוותים משתנה עם כל פרויקט)
.
16. האם קיימות התנהגויות מרכזיות שעובדים צריכים לאמץ כדי לייצר חדשנות? ( אזורים לסיעור מוחות, לעומת אזורים לריכוז בעבודה יחידנית.)
.
17. האם לדעתכם יש חשיבות לשיחות מסדרון בין העובדים והחברה מעוניינת לעודד אינטראקציות ספונטניות בין העובדים ?
.
18. האם חדר\י הישיבות מיועדים לאורחים מבחוץ, מה המספר המקסימלי של אנשים בישיבה ממוצעת?
.
19. האם לקוחות מבקרים במשרדים? באיזה תדירות ולאיזה מטרה?
.
20. האם נסגרות עסקאות בחברה או אצל הלקוח? האם עיצוב המשרד צריך לשדר מסרים גם ללקוחות?
.
21. איך מתנהלת הפסקת הצהריים? האם העובדים יוצאים בדרך כלל למסעדות בסביבה או אוכלים בקפטריה? מה יותר רצוי?
.
22. כמה מקומות ישיבה על הקפטריה להכיל?
.
23. האם ניתן לאכול בחדר\י ישיבות כאופציה נוספת?
.
24. האם רוב הא.נשים אוכלים בחוץ בצהריים, מביאים אוכל מהבית, מכינים אוכל שהחברה קונה או אוכלים אוכל מוכן שהחברה מספקת?

25. דרישות אקוסטיות: פרטיות לעומת שיתוף. האם יש אלמנט של סודיות, אזורים ממודרים בחברה?
.
26. דרישות פונקציונליות כלליות לעמדה (מחשב, מס' מסכים, טלפון, כסאות אורח, ארונית, ארגז מגירות)
.
27. איזה ציוד טכנולוגי יש לקחת בחשבון בתכנון (מסכים, עמדות מחשב שיתופיות ועוד)
.
28. האם יש הרבה עבודה שוטפת מול חו"ל? האם יש צורך בהשתתפות מלאה של קבוצות רחוקות גיאוגרפיות בפגישות עבודה תכופות? האם יש צורך בפגישות וירטואליות תכופות?
.

הגדלת יצירתיות,  wellbeing  ותפוקה באמצעות תכנון משרד

29. אלו דרכים היית מציע להגדלת מפגשים אקראיים בין העובדים? (ליד מכונת הצילום, מסדרונות, אזורי פגישות לא רשמיות להגדלת שיתוף פעולה בין העובדים, רעיונות נוספים?)
.
30. האם אתה יכול לחשוב על דרך להפגיש עובדים מכל המחלקות יום יום? (הוכח כמעלה יצירתיות) מה לגבי עובדי חו"ל, אם יש, צורות מפגש פיזי ווירטואלי.
.
31. לאור מחקרים המראים עלייה בתפוקה עם הכנסת אלמנטים של טבע לעיצוב, האם תשקלו לשלב צמחייה בעיצוב המשרדים?
.

מסרים ומיתוג

32.מהם ערכי החברה והחזון שלה?
.
33. האם חשבתם על העברת מסרים ומיתוג דרך עיצוב המשרדים?
.
34. האם יש הבדל בין מסרים ללקוחות לעומת מסרים לעובדים?
.
35. מה הבידול ומיתוג המעסיק של החברה שלך עבור העובדים ועבור לקוחות? איך היית מציע לשדר את החוזקות של החברה בזמן גיוס עובדים או כשמארחים לקוחות?

הפקת טבלה מסכמת

לסיכום הפקת ההנחיות של הפרוגרמה מומלץ להכין טבלת אקסל מסכמת שתכלול את הפרטים הבאים מסודרים לפי עמודות:

1. מחלקה בחברה (תפעול, כספים וכו')
   .
2. תיאור חדר\חלל עבודה (מנכ"ל, מנתח מערכות, וכו')
   .
3. מספר אנשים בחדר\חלל עבודה
   .
4. שטח מ"ר (לא חובה)
   .
5.  אורחים וצורת אירוח (מול שולחן, פינת ישיבה)
   .
6. גודל שולחן או שולחנות לכל עובד.
   .
7. דרישות אחסון
   .
8. הערות: (למשל, מידת גמישות דרושה בסידור העמדה )

רוצים להיעזר בנו לליטוש הפרוגרמה האדריכלית עבור תכנון המשרדים ולהפקת פרוגרמה מקצועית ומתאימה בדיוק לצרכי החברה?
התקשרו עכשיו: 7326997 03   6367133 04    4683066 054

או השאירו פרטים בתיבת צור קשר למטה וניצור אתכם קשר בהקדם