תכנון משרד

תכנון משרד חדש להגדלת התפוקה, מיתוג וחיזוק הקשר בין החברה לעובדים וללקוחות

עובר משרד או משפץ משרד קיים? המדריך התמציתי המצורף למטה בליווי דוגמאות וסיפורי לקוח ימקד אותך בשלבי התכנון כדי לוודא שלא תפסח על שום שלב.

בין אם אתה עובר משרד או משפץ משרד, יש לך הזדמנות להגדיר מחדש את הצרכים ותהליכי העבודה בחברה ולתכנן את המשרד החדש כך שיאפשר תפקוד מיטבי, הגדלת תפוקת העבודה ושביעות רצון מקסימלית של העובדים, הלקוחות והספקים השוהים במשרדך.

למעבר לתיק העבודות שלנו עם מגוון סגנונות עיצוב שייתן לך השראה לתכנון המשרד שלך לחץ כאן

הגדלת תפוקת העבודה באמצעות תכנון משרד שמעודד מפגשים אקראיים

מחקרים מהשנים האחרונות חושפים גילויים מרתקים על הקשר בין כמות המפגשים בין חברי צוות שעובדים על אותו מיזם או העובדים באותו תחום, לבין תפוקת העבודה של הצוות. מסתבר שככל שמרבים במפגשים נוצר קשר הדוק בין חברי הצוות שמייצר בתוכו אינטראקציה רבה. האינטראקציה ההדוקה תורמת להשלמת משימות ופרויקטים בזמן קצר יותר ולהגדלת התפוקה הקבוצתית.

בפגישות היכרות עם לקוחות חדשים שואלים אותי על הדרך שבה אני נגשת לתכנון ועל התהליך בכלל. התשובות משתנות מחברה לחברה בהתאם לתחום העסוק, התרבות הארגונית והמסר שהחברה רוצה להעביר לעובדים וללקוחות אך באופן עקרוני כדי לתכנן את המשרדים המתאימים ביותר עבורך, תהליך התכנון נבנה כשהוא מבוסס על 5 פרמטרים עיקריים:

א. אסטרטגיה: כדי להגדיר את דרישות התכנון כדאי לחזור ולבחון את האסטרטגיה הכללית של החברה ואת הגדרת המטרות המרכזיות שלה ולוודא שהדרישות לאלמנטים שונים במשרדים מתאימות ומקדמות את המטרות הללו. למשל, חברה שהמוטו שלה הוא טיפוח העובדים ושביעות רצונם כדי לקבל תוצרי עבודה מעולים יכולה כפועל יוצא להגדיר בפרוגראמה התכנונית דרישה לחללים ציבוריים רבים ופנקציות לרווחת העובדים כגון: חדר כושר, חדר חשיבה, חדר משחקים , גן ילדים צמוד לילדי העובדים ועוד.

ב. לוגיסטיקה, תפעול ופונקציונליות : חשיבה על אופן זרימת תהליכי העבודה במשרד והקשרים בין הפונקציות והמחלקות השונות. למשל: האם תעדיפו שמנהלי החברה יתרכזו באזור אחד כדי לייעל את התקשורת ביניהם או שתרצו שכל מנהל יישב צמוד למחלקה שלו ויחזק בכך את התקשורת עם הצוותים שהוא מנהל?

ג. התרבות הארגונית: תאום ציפיות בין ההנהלה, מנהלי משאבי אנוש וצוות העובדים לגבי תכנון המשרד ואופי סביבת העבודה למשל, משרדים שמעוצבים באופן רשמי וקלאסי בסגנון משרד עורכי דין לעומת משרדים שמשדרים אוירה לא פורמלית. במסגרת האפיון של המשרדים ייקבע גם האופן בו מבוצעת העבודה במשרדים: בחדרים סגורים, בחללים פתוחים או שילוב בין השיטות בהתאם לתרבות הארגונית.

ד. שיווק, מיתוג והעברת מסרים: הגדרת המסרים העיקריים שיש להעביר לעובדים מצד אחד (מסרים פנים ארגוניים) וללקוחות, ספקים ואורחים מצד שני.  בנושא זה ראה את המאמר לתכנן את המשרדים  שלך כסביבת עבודה ממותגת.

ה. תקציב: למרות שסעיף זה מופיע אחרון ברשימה, כבר אמרו חכמים: "אם אין קמח אין תורה". לקביעת התקציב מכינה המעצבת אומדן עלויות של חומרי הגמר בהתאם להנחיות הלקוח והוא משמש בסיס לדיון ולשינויים עד שמגיעים לתקציב האופטימלי.

צוות היגוי: לצורך התכנון ולקביעת סגנון ואופי המשרדים רצוי לגייס צוות היגוי שישתתפו בו בעלי תפקידים רלוונטיים לתכנון האחראים בחברה על אסטרטגיה, לוגיסטיקה, משאבי אנוש, שיווק ומיתוג, וכספים. הצוות ינחה את מעצבת הפנים איך הם רוצים לראות את המשרדים החדשים בכל ההיבטים הללו. מעצבת פנים מנוסה תעזור בהנחייה של צוות ההיגוי על ידי הצגת השאלות הרלוונטיות כדי לקבל את כל המידע הנדרש להתנעת תהליך התכנון.

תפקיד נוסף של המעצבת בתהליך התכנון, לאחר קבלת כל ההנחיות מצוות ההיגוי הוא להמליץ על האפיונים של המשרדים החדשים שיענו בצורה מיטבית על הצרכים. למשל, להמליץ לחברה שרוצה להגביר אינטראקציה בין העובדים על ידי ישיבה בחלל פתוח, להוסיף גם חדרי ישיבות שבהם יהיה מענה לפגישות שלא יפריעו לשאר חברי הצוות או תאים פרטיים כמענה לטיפול בנושאים אישיים שצצים מפעם לפעם ויש לטפל בהם בשעות העבודה. איך מתקבלת ההחלטה על האפיונים? בעיקר מתוך בדיקה מעמיקה וספציפית של כל חברה והתרבות הארגונית שלה.

הנה 4 דוגמאות של תכנון משרד שנותן מענה לדרישות תכנון של חברות :

1. מענה לדרישה כללית של חברות: הלקוח רואה בתהליך תכנון משרד פוטנציאל להגדלת התפוקה, מיתוג וחיזוק הקשר בין החברה לעובדים וללקוחות. איך מגדילים את תפוקת העבודה? מסתבר שאפשר להגדיל את התפוקה באמצעות תכנון משרד שמעודד מפגשים אקראיים. מחקרים מהשנים האחרונות חושפים גילויים מרתקים על הקשר בין כמות המפגשים בין חברי צוות שעובדים על אותו מיזם או העובדים באותו תחום, לבין תפוקת העבודה של הצוות. מסתבר שככל שמרבים במפגשים נוצר קשר הדוק בין חברי הצוות שמייצר בתוכו אינטראקציה רבה. האינטראקציה ההדוקה תורמת להשלמת משימות ופרויקטים בזמן קצר יותר ולהגדלת התפוקה הקבוצתית. יתכן שתפוקת היחיד בקבוצה תרד במידה מסוימת בגלל השקעת זמן הנדרשת לאינטראקציה קבוצתית אבל התפוקה הכוללת של הקבוצה תעלה. נתונים אלו חשובים מאוד לחברות שיש להן צוותי מכירות ושירות או לחברות הייטק ולכל חברה המבססת את פעילות העובדים שלה על עבודת צוות ושיתוף. לחברות אלו מומלץ ביותר לתכנן אזורי מפגש נוחים וכיפים באזורים מרכזיים במשרד.

2. חברת צ'יינה מוטורס: 

אחד הדגשים בתכנון היה על יצירת חללים ציבוריים מרווחים ומרשימים. כמענה לדרישה תוכננו משרדים עם חדר ישיבות שממוקם צמוד לכניסה ובין שני המסדרונות הראשיים של החברה. המחיצות שלו נבנו מפלטות זכוכית חלביות. הפלטות יוצרות שקיפות חלקית שמעצימה את התחושה של חדר ישיבות מרווח ויוצרות תחושה שחדר הישיבות מתמזג עם הכניסה לחלל אחד רחב ידיים.

 3. אוירה משפחתית וחמה: תכנון משרד עבור חברת התרופות הדנית לונדבק: בתכנון התבקשתי לשים דגש על תחושת חמימות. את האווירה הזו שאפשר לחוש בה כבר מהכניסה יצרתי על ידי שילוב פינת סלון נעימה ומזמינה בכניסה וגם על ידי דלפק להכנת שתייה חמה וכיבוד שמקבל את פני מי שנכנס למשרדים.

4. תכנון משרד עבור חברת תכנון אדריכלות נוף, קו בנוף, עבודת התכנון דורשת הרבה יצירתיות וחשיבה מחוץ לקופסא. בהתאם מוקצה שטח נכבד לחשיבה וסיעור מוחות כדי להגיע לרעיון המיוחל של התכנון. גם כאן תוכלו למצוא סלון ופינות ישיבה מפוזרות בחלל וכן חדר שקט שיש בו ספריה ומקום להתרכז ביצירה ובתכנון .

מובן שתהליך תכנון משרד אינו רק רעיוני אלא הופך במהירות מתהליך של חיפוש מקורות השראה ויצירת קונספט תכנוני לתכניות עבודה מפורטות שמועברות לצוות תכנון ההנדסי הכולל בדרך כלל יועץ בטיחות, יועץ חשמל, יועץ מיזוג אויר ויועצים נוספים לפי הצורך. היועצים מקבלים ממני את ההנחיות לתכנון וחלק מרתק נוסף בעבודת התכנון הוא שלבי תרגום הרעיון מהשלב התאורטי והקונספטואלי שבו הוא עדיין אמורפי ולא מוגדר לתכניות עבודה מפורטות. התהליך מתבצע באמצעות עבודת תאום מורכבת בין מעצבת הפנים לצוות התכנון. מבחינתי כמעצבת הפנים של הפרויקט הצלחת התהליך תלויה ביצירתיות, יכולת ניהול צוותים וסבלנות רבה.

עם תום תהליך התכנון ולאחר הפקת מכרז ובחירת קבלן ביצוע אני מלווה את הפרויקט ובודקת באמצעות ביקורים בשטח שהבנייה מיושמת בהתאם להנחיות התכנון. זהו שלב הפיקוח העליון על הפרויקט.

לסיכום: תהליך התכנון של עיצוב משרד חדש מתבצע ב3 שלבים:
א. שלב האפיון שמתבצע ע"י צוות היגוי מטעם החברה ומעצבת הפנים שמגדירים את דרישות התכנון.
ב. שלב תרגום הצרכים לקונספט עיצוב פנים ותכנון שנבנה על ידי המעצבת.
ג. שלב הפקת התכנון המפורט של התכנון, הוצאתו למכרז ופיקוח עליון על הקמת המשרדים. שלב זה מתבצע בתאום ותוך הנחיית המהנדסים היועצים שאחראים על תכנון הצד ההנדסי של הפרויקט כגון תכניות חשמל, תכניות מיזוג אויר וכיוב'.

רוצה לשמוע עוד על תהליך התכנון? התקשר אלינו 03-7326997    04-6367133
רוצה לצפות בפרויקטים נוספים? לחץ כאן