תכנון משרדים – מגמות חדשות

תכנון משרדים כמצע לפיתוח ההון האנושי

איך מתאימים כעת את תכנון המשרדים לברבור השחור שנוצר בדמות משבר הקורונה? אם אני רוצה שתזכרו משפט אחד מתוך המאמר הזה: סביבת העבודה היא נכס נדל"ני אבל היא בעיקר מטמון של ההון האנושי. לא סתם אנחנו קוראים לעובדים בארגון ההון האנושי.
עד לפני חמש, עשר שנים, חשבנו על המשרדים של הארגון במונחים של נכס נדל"ני. איך אני יכול לחסוך עוד מטר או שניים לעובד ולשלם פחות על השכירות.
בחמש השנים האחרונות, עם מהפיכת המידע הדיגיטלית והתפתחות טכנולוגיות של מדידה באמצעות חיישנים אפשר ממש למדוד כמותית פרמטרים כמו תפוקת עבודה ויש מחקרים שמראים שתכנון משרדים במתודולוגיות מסוימות יכול להביא לכל הפחות לעלייה של 6% בתפוקה ואולי אפילו הרבה יותר. ברגע שאנחנו יכולים להעריך כמותית באמצעות מידע וניתוח המידע על ידי אינטליגנציה מלאכותית סביבת העבודה משפיעה על התפוקה ובכמה אחוזים, השתנו כל כללי המשחק!

לדוגמא:
ניקח לדוגמה מתודולוגיית עיצוב מסוימת שהוכחה כמעלה את התפוקה ב6%. אם ארגון משלם למהנדס תוכנה שכר של כ30000 ₪ לחודש ברוטו ועלות מעסיק היא כ45000 ₪, זה אומר שהארגון מצפה מהמהנדס לתת תפוקה שוות ערך ל100000 ₪ לפחות בחודש. אם, כתוצאה ממתודולוגיית עיצוב מסוימת התפוקה של אותו מהנדס תעלה ב6% שהם כ6000 ₪ לחודש, זה וודאי וודאי יכסה את ההשקעה הנדרשת לשם כך בעיצוב. גם אם זה אומר שזה ידרוש מאתנו להקצות עבורו עוד 2 מ"ר שעלותם במקרה הכי קיצוני כ500 ₪ לחודש.

אפשר ללמוד מהדוגמא הפשוטה הזו על הערך האדיר של סביבת העבודה להצלחה הפיננסית של ארגונים. ולא רק זה, דווקא היום נוצר לנו חלון הזדמנות נדיר לשדרג את סגנון העבודה לאחר שרוב הארגונים בעולם עברו לעבודה היברידית. ארחיב על כך בהמשך…. : )

מה כולל המאמר שלפניכם:

תקציר

מגמות בסביבת העבודה, מהפיכת המידע והמחקרים

בחלק הראשון של ההרצאה אדבר על תמונת המצב של סביבת העבודה בעשור האחרון וערב פרוץ הקורונה לחיינו, מהי המגמה המרכזית שנוצרה כמו שאנחנו רואים בסקרים על סביבת העבודה ואיך מהפיכת המידע ומחקרים בטכנולוגיות מידע חדשניות שאסקור מאפשרים בפעם הראשונה למדוד כמותית את ההשפעה של סביבת העבודה על פרמטרים כמו יצירתיות ותפוקה.
בהמשך אדבר על התחזיות של מומחים בינלאומיים לגבי העבודה מהבית, עד כמה היא כאן כדי להשאר ומדוע?

ההזדמנות החד פעמית שיצרה הקורונה

בחלק השני של ההרצאה אציג את חלון ההזדמנויות הקצר והחד פעמי שאני רואה בנקודת הזמן המסוימת הזו, דווקא בגלל משבר הקורונה, שעשוי להוביל את הארגונים שלכם לקפיצת מדרגה ביצירתיות בwellbeing ובתפוקה של העובדים.

חמש המלצות לסביבת העבודה החדשה

את ההזדמנות הזו אני מציעה למנף באמצעות חמש המלצות שגיבשתי ואני מציעה לארגונים לבחון

חזון התכנון החדש

ולסיום ההרצאה אדבר על "חישוב מסלול מחדש" לגבי הדרך שבה אנחנו מתכננים את סביבת העבודה ואביא דוגמא לתכנון סביבת עבודה על בסיס מדעי שעל פיו מתכננות כמה חברות מובילות בעולם.

אודות מיכל רוזן

כמה שורות עלי ועל המומחיות שלי. אני מעצבת פנים בוגרת מדעים ועיצוב ב H.I.T. מומחית בעיצוב סביבת העבודה להגדלת יצירתיות, wellbeing  ותפוקה. בפברואר השנה יזמתי את כנס WELL בהשתתפות ארגונים ישראלים ובינלאומיים מובילים שהוקדש, לראשונה בארץ לסביבת העבודה כפלטפורמה להצלחה פיננסית וארגונית של חברות . ההרצאה היום היא הרצאת המשך לכנס. אני עוסקת בסביבת העבודה ובעיצוב משרדים בלבד ב20 השנים האחרונות ומבססת את העבודה שלי על מחקרים מהעולם בנושא.

מגמות בסביבת העבודה

מגמה של הקטנת שטח פרטי לעובד

אז מה קרה לסביבת העבודה בעשר השנים האחרונות? לפי סקרים של משרד האדריכלים גנסלר שהוא משרד התכנון הגדול בעולם, לפני 10 שנים שטח ממוצע לעובד היה 6 מ"ר, ב2015 עמדת העבודה הממוצעת במשרד הפתוח או הopen space ירדה לשטח של 4.4 מ"ר ומגמת הירידה נמשכת.
אפשר לראות כאן מגמה עולמית של פיחות זוחל בהבנה ובמתן מענה לצרכים של העובד כאינדיבידואל.

דו"ח גנסלר 2020 על unassigned seating
השיא של מגמת קיטון שטח העבודה שמוקצה לכל עובד הוא שיטת עבודה חדשה שמתפשטת בשנים האחרונות כמו אש בשדה קוצים בארה"ב ובאירופה ומגיעה כעת לארץ ונקראת unassigned seating או activity based working   –  ABW. בהתאם לשיטה זו לאף עובד אין עמדה אישית אלא המשרדים בנויים מאזורי פעילות שונים והעובדים נעים במשך היום בין האזורים השונים בהתאם למשימה שעליהם לבצע. בשיטה הזו נמחק הצורך של העובד בפרטיות, בטריטוריה ובביטוי אישי או פרסונליזציה. מה המחיר שהעובדים והארגון משלמים על כך?
בואו נראה מה אומר על השיטה דו"ח גנסלר לשנת 2020  – הדו"ח יצא בינואר בהמשך לסקר שהשתתפו בו כ5000 עובדים.
"היו זהירים לגבי שיטת העמדה החמה, כדי שהשיטה תעבוד צריך להשקיע תשומת לב מיוחדת ולעיתים קרובות יש גם צורך במגוון גדול יותר של חללי עבודה אלטרנטיביים. העמדה הכללית בין העובדים: זו נשמעת להם שיטה מלחיצה ומבלבלת. חצי מהאנשים שכרגע אינם עובדים לפי השיטה מעדיפים להמשיך כך, חצי מהאנשים שעובדים לפי השיטה רוצים את הכיסא שלהם בחזרה."..

המילים מדברות בעד עצמן. השיטה מאוד בעייתית כיון שהיא פוגעת בשביעות הרצון של העובדים ונראה במחקר מיקרוסופט שאציג יותר מאוחר ששביעות הרצון של עובדים קשורה לתפוקת העבודה שלהם.  גנסלר אמנם מציעים דרכים כדי להתמודד עם החיסרון הבולט של העדר פרסונליזציה ופרטיות אבל עדיין לא ברור עד כמה הפתרונות האלו יכולים לתת מענה מספיק.

מגמה של שדרוג חוויית עובד בשטחים המשותפים

לעומת זאת, אפשר לראות שיש שדרוג בלתי פוסק, ויש לציין שהוא מבורך, בשטחים הציבוריים במטרה לאפשר כמה שיותר יצירתיות קבוצתית, תקשורת פיזית , שיתוף, העברת מידע מהירה ותחושה של fun. מאוחר יותר נראה אם אכן שיטת העבודה במשרד הפתוח משיגה את כל המטרות הללו.

המחקרים על תכנון משרדים ומהפיכת המידע

במקביל למגמה של קיטון שטחים בעשור האחרון התחוללה מ2010 עד תחילת 2020 ובעיקר ב5 השנים האחרונות, מהפיכת מידע של סביבת העבודה הפיזית והתפתחו טכנולוגיות מידע דיגיטליות שאפשרו לנו למדוד בפעם הראשונה באופן כמותי איך תבניות עיצוב שונות משפיעות על התוצאות העסקיות של חברות. למשל, בכמה אחוזים יכולה שיטת תכנון משרדים מסוימת להעלות פרמטרים כמו שיתוף, יצירתיות ותפוקה. בפעם הראשונה אפשר היה לבדוק איך באמת העובדים יוצרים תקשורת פיזית ביניהם בסביבת העבודה. המחקרים ניפצו פרות קדושות, במיוחד במה שקשור למשרדים פתוחים או הopen space.
לפניכם שני מחקרים מעוררי מחשבה על משרדים פתוחים:

מחקר מיקרוסופט

מחקר שבוצע במרכז המחקר של  מיקרוסופט והתפרסם ב 2019 גילה שהתפוקה הנתפסת של מהנדסי תוכנה ועובדי יידע בעבודה בחדרים פרטיים גבוהה יותר מהתפוקה שלהם במשרד פתוח ואפילו מהתפוקה שלהם כשהם עובדים בחדר עם עוד מהנדס או שניים מהצוות שלהם.
הממצאים היו:
91% ממהנדסי התוכנה שהשתתפו במחקר מדווחים שהם פרודוקטיביים בעבודה בחדרים
פרטיים

52% בלבד דיווחו שהם פרודוקטיביים בחדרים שמשותפים להם ולחברי צוות שלהם

22% בלבד דיווחו שהם פרודוקטיביים בחדרים שמשותפים לעובדים נוספים שאינם חברי
צוות שלהם.

עבודתם של מהנדסי תוכנה היא בין העבודות המורכבות בתחום עבודת הידע ורובם זקוקים לצורך עבודתם לעבוד בצורה המשלבת עבודה בריכוז ללא הפרעות יחד עם עבודת צוות. לפי המחקר,  סביבת העבודה האידיאלית היא שילוב של חללים פתוחים לשיתוף ותקשורת בין צוותים עם משרדים פרטיים לעבודה בריכוז. הבעיה היא שבאופן עקרוני סביבת עבודה אידיאלית כזו מצריכה הקצאת שטחים גדולה. איך מתגברים על כך? אתייחס לכך בחלק השני של ההרצאה.
שתי נקודות חשובות להבנת סביבת העבודה שעלו במחקר הזה :

קשר בין שביעות רצון לתפוקה
נקודה ראשונה, החוקרים מצאו קשר בין שביעות הרצון של העובדים לבין תפוקת העבודה שלהם – זה נשמע טריוויאלי וברור אבל זה יכול להנחות לפעולה שכרגע בארגונים לא תמיד עושים. אם רוצים להגדיל את תפוקת העבודה כדאי לשאול את העובדים, באמצעות שאלונים מכל סוג, מה יגרום להם להיות שבעי רצון. כאן יש כר נרחב לפעולה למנהלות ומנהלי משאבי אנוש וליועצים הארגוניים שבינינו : )

פרסונליזציה לעידוד שביעות רצון ומוטיבציה

נקודה שנייה, חשיבותה של פרסונליזציה בסביבת העבודה. פרסונליזציה היא מגמה חזקה מאוד בעולם משאבי האנוש ואפשר גם ליצור פרסונליזציה בסביבת העבודה באמצעים פיזיים כמו תמונות משפחתיות, בובות, מדליות ופרסים, משחקים, צמחיה..
במחקר מייקרוסופט נמצא שפרסונליזציה יכולה להעלות במידה מסוימת את שביעות הרצון ואת תפוקת העבודה כשעובדים במשרד הפתוח על ידי כך שמאפשרים לעובדים ומעודדים אותם לעצב את עמדת העבודה שלהם עם ביטוי אישי ופריטים אישיים.

אפשר להתרשם למעלה מפרויקט קונספט של בנצ'ים לעבודה בחלל משותף. הרעיון הוא שכל עובד מרכיב את עמדת העבודה שלו עם מבחר פריטים ופלטת צבעים שהוא בוחר מתוך מאגר אפשרויות ובכך יוצר נופך אישי ואפשרות לביטוי עצמי.

מחקר הרווארד

המחקר הבולט ביותר בשנים האחרונות על סביבת העבודה שעורר סערה לא רק בעולם האקדמי אלא גם בעולם העסקי, התפרסם ב2018 על ידי שני חוקרים מהרווארד. המחקר בדק את התקשורת הפיזית בין עובדים במשרד פתוח כשקבוצת הביקורת הייתה המשרד הקודם שבו אותם עובדים עבדו בתוך קיוביקלס.
החוקרים מצאו שהתקשורת הפיזית בין עובדים במשרד הפתוח דווקא צונחת ב70% לעומת התקשורת בקיוביקלס. התופעה נוצרת כאשר חסרים במשרד שטחי עבודה פרטיים שאפשר לעבוד בהם בריכוז וכתוצאה מכך העובדים יוצרים באופן ספונטני תרבות ארגונית של "קירות בלתי נראים"  שבאה לידי ביטוי בירידה בתקשורת הפיזית ועלייה בתקשורת מקוונת בעיקר דרך מיילים כדי להגן על הפרטיות שלהם.

המחקר על ביופיליה

כדי להשלים את התמונה לגבי הגורמים החשובים בתכנון משרדים שמשפיעים על האפקטיביות של העובדים אציג את המחקר השלישי, מחקר חשוב ביותר שהתפרסם ב2015. על מתודולוגית עיצוב שנקראת ביופיליה ומשפיעה באופן משמעותי על היצירתיות, הwellbeing  ותפוקת העבודה.
היפותיזה מדעית מתחום הסוציוביולוגיה
יחסי הגומלין בין האדם לטבע
ביופיליה היא היפותיזה מדעית שצמחה מתוך תחום מחקר שנקרא סוציוביולוגיה. ההיפותיזה עוסקת ביחסי הגומלין בין האדם לטבע והמציא אותה ביולוג בשם אדוארד ווילסון. היא אומרת דבר די פשוט שאפשר להתחבר אליו אינטואיטיבית, שאנחנו כבני אדם חיינו במשך מאות אלפי שנים בתוך סביבה של טבע ויש לנו יחסי גומלין וקשר עמוק לטבע שממש מקודד אצלנו בגנים. ככל שאנחנו עוברים יותר ויותר לסביבה הבנויה, הטבע נעדר מחיינו.

Biophilic Design
כדי להתמודד עם האתגר של היעדר טבע בסביבה הבנויה התפתח תחום שנקרא Biophilic Design
14 תבניות של תכנון עם הכנסת הטבע לסביבה הבנויה

שבו מגדירים 14 תבניות באמצעותן אנחנו יכולים להכניס את הטבע בחזרה לסביבה הבנויה. תבניות כמו שימוש באור טבעי, הכנסת אלמנטים של טבע, שימוש בטקסטורות של טבע ועוד. יישום של המתודולוגיה הזו הוכח במחקרים רבים כתורם להורדת סטרס ולחץ דם ומשפר את ה wellbeing.

סינגפור- מקרה בוחן של עיצוב ביופילי

העיר-מדינה סינגפור בנויה על בסיס המתודולוגיה של Biophilic Design  ונבנה בה בית החולים הראשון בעולם לפי עקרונות הביופיליה.

המחקר הגלובלי על עיצוב ביופילי 7600 עובדים ב5 יבשות

ב2015 התפרסם מחקר שבוצע על ידי החוקר המוביל בבריטניה בתחום הפסיכולוגיה הארגונית, סיר קרי קופר. המחקר כלל 7600 עובדים ב5 יבשות. הוא בדק את השפעת  Biophilic Design בסביבת העבודה על 3 פרמטרים: יצירתיות, wellbeing  ותפוקה.
התוצאות מעוררות התפעלות:

עלייה של 15% ביצירתיות
עלייה של 15% בWellbeing
עלייה של 6% בתפוקה
נמצא שבסביבת עבודה שמתוכננת לפי עקרונות הbiophilic design היצירתיות והwellbeing  של העובדים עולים ב15% והתפוקה ב6%
כמה דוגמאות לעיצוב המתודולוגיה הזו בפרויקטים שתכננתי בסטודיו

כאן דוגמא של משרד פרימיום  שמיישם כמה עקרונות מרכזיים, הכנסת אור טבעי, צמחיה וטקסטורות מן הטבע, יש גם אקווריום.

אפשר גם להכניס טבע למשרדים פשוט על ידי הקפדה בתכנון על כניסת אור טבעי שזה האלמנט החשוב ביותר ושימוש בצמחיה בדרכים מגוונות.

עוד דוגמא לתכנון ביופילי

מוקד שירות של חברת ישראייר. הרעיון היה לתת פיצוי על כך שאין בחלל הזה חלונות על ידי שילוב אלמנט של קיר עם מים זורמים וקירות ירוקים ענקיים.

אפשר גם לשלב את הצמחייה כך שלא תתפוס מקום, יורדת מהתקרה.

כאן בפרויקט קונספט באווירה גלקטית עתידנית שילבנו הדמיות של גלקסיה שהיא  אלמנט מאוד עוצמתי של טבע.

מסקנות

המשרד הפתוח – ירידה בשיתוף ובתפוקת עבודה
אם נסכם את סקירת הבזק הזו, עוד לפני שאמרתי מילה אחת על המעבר הגלובלי לעבודה מהבית שבוצע כהרף עין, נראה שביום שלפני הקורונה עמדנו במצב שבו המשרד הפתוח לא "מספק את הסחורה" מבחינת היכולת שלו לאפשר לעובדי יידע ובמיוחד למהנדסי תוכנה עבודה בריכוז.
שיטת הunassigned seating – שנויה במחלוקת

ראינו גם ששיטת הunassigned seating התגלתה בסקר של גנסלר כבעייתית, כנראה בגלל היעדר מוחלט של טריטוריה לעובדים וחוסר ייחוד ופרסונליזציה ולו רק בגלל שהיא צפויה ליצור אי שביעות רצון של העובדים שיש לה קשר הדוק לתפוקת עבודה.

מומלץ – שיטות עבודה שמאזנות בין פרטיות לשיתוף
ראינו שחשוב לתת לעובדים חדרים פרטיים כדי שיוכלו לנצל אותם לעבודה בריכוז וכך יוכלו לנצל במלואם את החללים המשותפים ולא ייאלצו ליצור ניתוק פיזי כדי להגן על הפרטיות שלהם
מומלץ – הכנסת טבע למשרדים
ראינו שיש השפעה מהותית על הכנסת טבע למשרדים והיא מעלה יצירתיות, wellbeing ותפוקה.

והמסקנה העיקרית היא שבחמש השנים האחרונות לא התייחסנו לצרכים האינדיבידואליים של העובדים, אני מדברת הן על הארגונים והן על המתכננים. למרות שהכתובת הייתה על הקיר וככל הנראה נפגעו מכך שביעות הרצון והתפוקה של העובדים. כתוצאה מכך התלונה המרכזית של רוב העובדים היום במשרד הפתוח היא שהם אינם יכולים להתרכז.

והנה, אל תוך המציאות המורכבת הזו פרצה בסערה הקורונה ואילצה מעבר מידי ומסיבי לעבודה מהבית ובכלל לחשב את כל צעדינו מחדש…
היום ארגונים נמצאים בצומת דרכים, שבו צריך להחליט אם להחזיר שטחי משרדים בעקבות המעבר החלקי לעבודה מהבית או דווקא לנצל את השטחים שהתפנו אפילו רק את חלקם, כדי לתת מענה לאתגרים המורכבים שנוצרו בגלל המשרד הפתוח.
וכעת, השאלה המתבקשת והכתובת שעל הקיר,  היום במיוחד, היא:

שוב, ניהול ההון האנושי או ניהול נדל"ן?

החיסכון בצמצום שטחים לעומת שיפור מהותי של חוויית עובד ועלייה בפרמטרים של יצירתיות, wellbeing  ותפוקה.

כלומר, האם אנחנו מתייחסים למשרדים כאל נדל"ן, או כאל סביבת החיים של העובדים וכמאיץ להצלחה פיננסית וארגונית?
מצד אחד, בראיה תגובתית ומידית, יש בהחלט הצדקה לראות את המשרדים מההיבט הנדל"ני כשהמטרה היא, עם התחרות הגוברת, לחסוך שטחים ועלויות, בהחלט מטרה ראויה.
אבל מה נמצא בצד השני על כף המאזניים?  דמיינו את אותו מהנדס תוכנה שעולה לארגון כמה עשרות אלפי ₪ בחודש ואמור להניב תוצרת גבוהה פי כמה. אותו מהנדס, עם כל הרצון הטוב, אינו יכול להתרכז והמחויבות ותפוקת העבודה שלו נפגעות מהותית.

איזה החלטה תקבלו כמנהלים ועל מה נמליץ כיועצים?

העמדה שלי, כמו שאפשר לנחש, היא כמובן שטיפוח ההון האנושי יביא לעובדים ולארגון את ההצלחה הפיננסית והארגונית פי כמה מכפי שחסכון בנדל"ן יכול לתרום.

יחד עם זאת אני חושבת שכדי לפתור את הדילמה הזו ארגונים צריכים לשלב כוחות ולבצע מחקרים נוספים על תפוקת העבודה וגם לבצע את תכנון סביבת העבודה על בסיס מחקרים מדעיים כדי להבין את הערך הפיננסי של חוויית העובד ולהפוך את הנושא ה"רך" הזה לפריט שאפשר לכמת בכסף וממש לשלב אותו בדו"חות הכספיים של החברה. באופן כזה  טיפוח ההון האנושי יהפוך לנושא לגיטימי גם ברמה הפיננסית של הארגון והארגון ייצא נשכר.. אני ארחיב על הנושא לקראת סוף ההרצאה..

בחלק השני של ההרצאה רציתי לעבור אתכם על התחזיות, שאת חלקן וודאי שמעתם כבר, על שילוב העבודה מהבית ובהתאם לתחזיות הללו ולהגדרת התפקיד החדשה של סביבת העבודה, הכנתי חמש המלצות באמצעותן תוכלו לנווט את הארגון להצלחה ולהתמודד עם האתגרים בעידן העבודה העתידי.

התחזית – העבודה מהבית היא כאן כדי להישאר

קייט ליסטר – גלובל וורקפלייס אנליטיקס
25% מהעובדים ימשיכו לעבוד מהבית באופן חלקי
לפי כל התחזיות, העבודה מהבית היא פה כדי להשאר, ככל הנראה במידה חלקית, יום או יומיים בשבוע. קייט ליסטר, מנכ"לית של גלובל וורקפלייס אנליטיקס אומרת בכתבה בניו יורק טיימס ש 25% מהעובדים ימשיכו ככל הנראה לעבוד מהבית באופן חלקי כמה ימים בשבוע.

המשרד- הבסיס והעוגן לעובדים
תפוקת העבודה של היחיד אינה התוצר היחיד
שיתוף עם הצוות  מהווה 60% מזמן העבודה /של עובדי יידע
עדיין אין תחליף לפגישות פיזיות ולמפגשים אקראיים

יחד עם זאת מקומו של המשרד יישמר כעוגן וכבסיס לעובדים.  זה נובע בעיקר מכך שסביבת העבודה הפיזית היא עדיין המצע הטוב ביותר ליצירתיות ולשיתוף והפגישות הוירטואליות עדיין אינן יכולות להחליף אותה. ד"ר בן וובר, מומחה בינלאומי לפיפל אנליטיקס עבור סביבת העבודה אומר שגם אם בעבודה מהבית תפוקת העבודה נשמרת ואפילו עולה מעט כיון שבאופן רגיל אין את הסחות הדעת שבמשרד הפתוח, תפוקת העבודה של היחיד אינה התוצר היחיד של עובד יידע ובעבודה מהבית קשה מאוד לשמר את השיתוף עם הצוות שהוא המנוע ליצירתיות ולחדשנות.
בממוצע 60% מזמן העבודה של עובדי יידע מוקדש לעבודת צוות. לכן עבודה חלקית מהבית יכולה לשפר את תפוקת היחיד אם היא משולבת בעבודה מהמשרד, שילוב שימקסם את האפקטיביות של העובדים, גם את התפוקה וגם את היצירתיות ועבודת הצוות
ההזדמנות החד פעמית

לתקן את סביבת העבודה באמצעות לפחות חלק מהשטחים שנחסכו
התיקון ישתלב במסגרת ההתאמות הכלליות לתקופת הקורונה

ממש כעת עם החזרה ההדרגתית לעבודה במשרדים והמעבר החלקי לעבודה מהבית נוצרת הזדמנות נדירה לתקן את סביבת העבודה באמצעות לפחות חלק מהשטחים שנחסכו.
אנחנו ממילא חייבים לשנות ולהתאים את סביבת העבודה למאבק בקורונה וחלק מהשינויים הנדרשים הם לא טריוויאליים, למשל, התאמות במיזוג האוויר. במסגרת ההתאמות אפשר לבצע  שיפורים נוספים במשרדים קיימים.
חמש המלצות מאת מיכל רוזן

המלצה ראשונה ושנייה – שינויים מבניים בסביבת העבודה
המלצה שלישית ורביעית – התאמות ותוספות ריהוט
המלצה חמישית – אפשרות לשינוי ארגוני בלבד

חמשת ההמלצות שאציג לכם כאן הם ברמות שונות של מורכבות ונעות בין פתרון מלא לנושא היעדר פרטיות ופרסונליזציה לבין פתרונות חלקיים: ההצעה הראשונה והשנייה מתייחסות לשטח משרדים שהוא ברמת מעטפת, כלומר, תכנון מאפס. המלצה שלישית ורביעית מדברות על התאמות ברמת הריהוט, וההמלצה החמישית יכולה לכלול שינויים מבניים אבל יכולה גם להסתמך אך ורק על שינוי בתרבות הארגונית .

השראה להמלצה ראשונה- גנרל מק'קריסטל

את ההמלצה הראשונה גיבשתי בהשראת ראיון ששמעתי עם גנרל סטנלי מק'קריסטל, איש צבא ואסטרטג שהפך בעשור האחרון למומחה למנהיגות בעולם העבודה. גנרל מק'קריסטל היה אחד המנהיגים הצבאיים הבולטים בארה"ב, מפקד הכוחות במלחמה באפגניסטן ולאחר פרישתו מהצבא, הוציא כמה ספרים בנושא מנהיגות ומרצה על הנושא באוניברסיטת ייל.
התנהלות הארגון בשדה הקרב של עולם בהפרעה
מטאפורה של התנהלות הארגון כמערכת חיסונית: יעילות, גמישות, מהירות, הסתגלות
בראיון שנתן בסוף אפריל השנה מק'קריסטל אומר שארגון טוב יודע לפעול ביעילות ובגמישות כמו מערכת החיסון בגוף האדם או כמו בשדה קרב וחשוב ביותר שהארגון וגם סביבת העבודה יהיו גמישים עם אפשרות להגיב באופן מהיר ויעיל לשינויים או ליצור שינויים ביעילות ובמהירות.

המלצה ראשונה- קפסולת עבודה
ברוח זו אני ממליצה ליצור סביבת עבודה שתיתן מענה לפרטיות וביטוי עצמי של העובדים ויחד עם זאת תיצור סביבת עבודה גמישה שתתאים לתרחישים רבים ותאפשר לנו גם לענות לדרישות התקופה וגם להיערך במהירות וביעילות לשינויים נדרשים בהתאם לשינויים ולהפרעות שהארגון עובר ומייצר.
מבנה המשרד – אולמות פתוחים עם תרחישים מגוונים
אני מציעה לתכנן את המשרדים כאולמות שהאלמנטים בהם מאפשרים תרחישים מגוונים ויצירת חללים רב שימושיים.
אלמנטים ניידים ומחיצות ניידות ומתקפלות בלבד
על ידי מחיצות מתקפלות אקוסטיות ליצירת חדרי ישיבות ואלמנטים של ריהוט ופריטים שכולם ניתנים לניוד כדי לאפשר גמישות מרבית.
.
קפסולת עבודה ניידת אישית לכל עובד
גולת הכותרת בכל אולם כזה הוא קפסולת עבודה ניידת אישית לכל עובד, שם הוא יכול לעבוד בריכוז מקסימלי ללא הפרעה ולתת לה אפיונים אישיים ויצירתיים בהתאם לטעמו. קפסולות כאלו אינן אמורות לתפוס יותר שטח מעמדת עבודה רגילה שנהוגה היום בחלל פתוח. הן יכולות להיות במידות מטר וחצי על מטר וחצי .כך אפשר יהיה ליצור תרחישי עבודה שונים ולתת מענה למקרים שבהם הארגון עובד בכל פעם על פרויקטים שונים ומבני הצוותים משתנה. בנוסף, קונספט תכנון כזה יכול להתאים לריחוק ולהפרדה הנדרשת בימי קורונה ולמגוון תרחישים נוספים.

המלצה שנייה – חדר לשניים
חדר קטן לכל שני עובדים
בחלק מימי השבוע החדר יהיה אישי עבור אחד העובדים
כמה ימים בשבוע, שיתוף חדר עם מינימום הפרעות הדדיות
את השטחים העודפים שנוצרו עם המעבר לעבודה מהבית אפשר להקדיש, לפחות בחלקם, לבניית חדרים קטנים שמיועדים לשני עובדים בלבד כאשר בחלק מימי השבוע יעבוד בחדר כזה עובד אחד ויום או יומיים בשבוע שבהם שני העובדים יעבדו יחד בחדר הם ייצרו מיני תרבות ארגונית שתאפשר להם להתחשב ולאפשר לכל אחד מהם את הפרטיות הנדרשת וייעזרו בחדרי ישיבות ובתאי טלפון להשלמות.
באופן כזה נחזיר לעובדים את הפרטיות האבודה שלהם ואת הפרסונליזציה ונאפשר להם לאזן בין עבודה בשיתוף שתמשיך להתבצע בשטחים הציבוריים, לבין עבודה בפרטיות בחדרים.

המלצה שלישית – פרסונליזציה בשטחים הציבוריים
בלוג פיזי במקום בולט בכניסה למשרדים
חווייה של שיתוף וביטוי אישי גם בשטחים הציבוריים
כמו שראינו גם לפרסונליזציה יש תפקיד משמעותי בשביעות הרצון של העובדים ויחד עם סביבת עבודה טכנולוגית משוכללת חשוב לזכור את האלמנט האנושי ולטפח פרסונליזציה במשרדים החדשים.
לפני כמה שנים תכננתי יחד עם משרד האדריכלים רון רובנשטיין קונספט עיצוב לארגון מסוים עבור יצירת פרסונליזציה לעובדים (להראות את השקופיות של הכניסה והo.s.) הקונספט שאתם רואים כאן בכניסה לכל קומה הוא של מתקן קוביות שמשמש כמו בלוג פיזי לא וירטואלי. לכל עובד יש קובייה שעליה הוא יכול להצמיד מסרים או תמונות ולהציג את עצמו ואת עולמו לחבריו. המתקן הזה מאפשר פיצוי על היעדר פרסונליזציה במשרד הפתוח וכמו שראינו במחקר מייקרוסופט, יצירת פרסונליזציה יכולה להעלות את שביעות הרצון והתפוקה של העובדים כשהם נמצאים במשרד הפתוח .

המלצה רביעית – בנצ'ים "אישיים"

פרסונליזציה של בנצ'ים
בחירת שילוב פריטים בעמדת העבודה מתוך מגוון אפשרויות

המלצה רביעית היא לתכנן עמדות עבודה אישיות כמו שאתם רואים כאן. זה מערך  של בנצ'ים והעובדים יושבים די בצפיפות. כדי לתת להם תחושה של ייחוד ושליטה הצענו לאפשר לכל עובד לבחור איך תיראה עמדת העבודה שלו. כל עובד בוחר את הפריטים שהוא רוצה לשלב בעמדה שלו מתוך מגוון אפשרויות  וכך, גם בתוך המבנה האנונימי של בנצ'ים יש לכל עמדה ייחוד מסוים והיא מאפשרת ביטוי אישי.

המלצה חמישית  – Cocktail Party
מיועד לעובדי יידע עם מעט שיחות טלפון חיצוניות
זה פתרון שמתאים לעבודה עם מעט שיחות טלפון, מתאים יותר למהנדסי תוכנה ולעובדי יידע" שקטים" במרכאות.
את חלק מהשטח שהתפנה עם המעבר לעבודה מהבית אפשר לנצל להרחבת שטחי המפגש שצמודים לחלל העבודה הפתוח או להשאיר את החללים כמו שהם.
המשרד הפתוח כ"ספרייה"
כאן מדובר בפתרון שדורש להנהיג תרבות ארגונית שבה אזור העבודה באופן ספייס הוא "הספרייה", ללא טלפונים , ללא שיחות. טלפונים יתבצעו במידת הצורך בתאי טלפון ייעודיים או בחדרי ישיבות.
הפסקות של 10 דקות לייעוץ, שיתוף, עדכון
כמה פעמים ביום, בשעות שייקבעו מראש, יהיה סוג של "צלצול" שקורא לכולם ל"קוקטייל פרטי" סוג של סטנד אפ מיטינג במסדרון או בשטחים הציבוריים הסמוכים לאופן ספייס. בכל קוקטייל פרטי כזה שיימשך כ10 דקות אפשר יהיה להתייעץ, לעדכן ולשתף . עם תום המסיבה חוזרים לספרייה להמשך העבודה. הגדרה כזו תאפשר מינימום הפרעות במשרד הפתוח ועדיין תאפשר תקשורת פיזית שוטפת וסוג של פגישות אקראיות שהם המפתח ליצירתיות ולעבודת צוות טובה .

מודל התכנון החדש של ד"ר וובר
עיצוב סביבת עבודה מחקרי

איך אפשר לשפר ולייעל מהותית את התהליך של עיצוב סביבת העבודה? אני ממליצה ליישם את השיטה שבאמצעותה עובד ד"ר וובר. הוא עובד עם החברות המובילות בעולם על עיצוב סביבת עבודה מחקרי.

משרד קונספט ומשרד ביקורת
הלקוחות שלו מקצים משרד קונספט אחד שבנוי לפי מתודולוגיית תכנון נבחרת ושטח זהה למשרד שהוא "קבוצת ביקורת" ובנוי כמו המשרד הקיים של החברה. למשל, אם השטח של המשרדים שצריך לתכנן הוא 10000 מ"ר, משרד הקונספט ומשרד הביקורת יהיו בשטח של כ500 מ"ר.  במשך חצי שנה לפחות הוא מבצע איסוף מידע ומשווה בין התפקוד של שני המשרדים כדי לבדוק האם ביצועי משרד הקונספט מוכיחים שהוא באמת מהווה פלטפורמה משופרת לעובדים.

איסוף נתונים והשוואה לפני יישום על שטחים גדולים
זו שיטה מדעית ומחקרית שמאפשרת ניסוי וטעיה בשטח מצומצם. מודל כזה מוכיח את עצמו וחוסך סכומי עתק לחברות שיישמו אותו. אפשר ליישם אותו באופן מידי בכל מקרה שבו יש צורך בשינוי. אני אשמח להשתתף בסוג כזה של פרויקט ומי שמעוניין לשמוע עוד ולבחון את האפשרות הזו מוזמן ליצור איתי קשר  : )

העידן החדש – מצריך תכנון על בסיס מחקר יישומי
להפוך את הנושא ה"רך" של חוויית עובד ותרומתה לארגון לנתון חשבונאי
כמו שהזכרתי קודם, יש היום מעט מחקרים שמכמתים את חוויית העובד כאינדיבידואל ומתרגמים אותה לערך פיננסי עבור הארגון. לכן קשה מאוד לארגונים כשהם מדווחים לדירקטוריון לשכנע שטיפוח חוויית עובד אישית היא פרמטר חשוב בהצלחה הפיננסית של  הארגון ולקבל תקציבים .
מחקר הרווארד והמחקר הגלובלי על ביופיליה הם מחקרים יוצאי דופן דרכם אפשר לראות איך רמת השיתוף משתנה באחוזים בקונספט עיצוב אחד לעומת קונספט אחר ובכמה התפוקה עולה כשמכניסים אלמנטים של טבע למשרדים. עדיין אין מספיק מחקרים שמראים בכמה אחוזים עולה תפוקת עובד מתחומיי יידע מגוונים כשהוא מקבל חדר פרטי. אם היו יותר תוצאות מחקרים בנושא כל ארגון היה מתרגם את הנתון הזה לערך הפיננסי של חוויית העובד לחברה ומציב את הנתון הזה מול הערך הפיננסי של החיסכון בנדל"ן וכך אפשר היה  לקבל משוואה מתמטית פשוטה ולקבל החלטות מבוססות נתונים חשבונאיים.
היום, עם טכנולוגיות המידע המדהימות שקיימות אני מאמינה שאנחנו בדרך לשם.

תכנון מבוסס מחקרים גלובליים ומחקרים ספציפיים לארגון ויצירת מאגר מידע
המגזר העסקי פתוח היום לחידושים, ויש גם הבנה יותר גדולה לחשיבות האסטרטגית של סביבת העבודה. אני מציעה להקים גוף מחקר יישומי בדומה למה שקיים בבריטניה שיערוך ניסויים על מודלים שונים של סביבות עבודה המותאמים למגזרים עסקיים שונים. למשל, מודל לחברת סטארט אפ בתחום הסייבר. גוף מחקר כזה יכול להיות מורכב מחברות מתחומים שונים שישתפו מידע ביניהן, ישתמשו במודל שמתאים להן כאבטיפוס וידייקו אותו על ידי התאמות עבור התרבות הארגונית שלהן.

תכנון עם פנל מומחים ממגוון רחב של תחומים
כדי להתמודד עם העולם החדש שמתהווה היום ולמקסם את הפוטנציאל העצום שגלום בהון האנושי של כל ארגון אנחנו צריכים לתת לעובדים מענה לצרכים שלהם בצורה הרבה יותר אסטרטגית. לכן אני מציעה שצוותי התכנון יתבססו על מומחים ממגוון רחב של תחומים: מנהלי אסטרטגיה וחדשנות, משאבי אנוש, כספים, תפעול, ייעוץ ארגוני ובינוי שיחד עם המתכננים יגדירו את סביבת העבודה האופטימלית. וועדת היגוי כזו יכולה להתבסס על מסקנות מחקרים משולבות בביג דאטה ובהגדרת צרכים ספציפית של הארגון. כאן יהיה תפקיד מרכזי למנהלות ומנהלי משאבי אנוש כמגשרים בין הארגון לעובדים וגם ליועצים ארגוניים ויועצי חדשנות שיתרגמו את הצרכים האישיים והחברתיים של העובדים לתכנון .

סיכום
סקירת מגמות מובילות ומחקרים מובילים

איזון בין פרטיות ושיתוף כמנוף להגדלת תפוקה

ההזדמנות שיצרה הקורונה לשדרוג סביבת העבודה

5 הצעות ליצירת מצע להצלחה ארגונית בסביבת העבודה

הצעה למודלים חדשים של תכנון סביבת העבודה

לסיכום: ראינו מהן המגמות המובילות בעשר השנים האחרונות בעיצוב סביבת העבודה ואיך טכנולוגיות מידע חדשניות אפשרו לנו להבין איך באמת העובדים יוצרים תקשורת במשרד הפתוח. ראינו שיש כמה אלמנטים קריטיים להצלחת הארגון שחסרים היום במשרד הפתוח: יכולת לעבוד בפרטיות, פרסונליזציה ויכולת לביטוי אישי באמצעות סביבת העבודה שמשפיעים על פרמטרים מרכזיים כמו שביעות רצון ותפוקת עבודה.
ראינו שדווקא המשבר הנוכחי והמעבר החלקי לעבודה מהבית מאפשרים לנו לבצע ביתר קלות שינויים שישפרו פרמטרים רבים בחוויית העובד ויהפכו את העובדים לפרודוקטיביים ומרוצים אפילו יותר מכפי שהיו ביום שלפני הקורונה . הצגתי בפניכם מגוון המלצות איך לגייס את עיצוב סביבת העבודה למאמץ הכולל של הארגון להמציא את עצמו מחדש ולאמץ חדשנות וגמישות וכן אפשרות לדרכים חדשות לתכנן את סביבת העבודה.
אני מקווה שקיבלתם במאמר זה צידה לדרך, או תחמושת שבעזרתה הארגון שלכם יוכל להיות יעיל יותר בהתמודדות עם האתגרים הצפויים לכולנו כעת. תוכלו להעמיק ולקרוא על תוצאות סקר שערכתי יחד עם ד"ר גלית סיני קרמונה על עמדות עובדים ומנהלים לגבי המשרד ההיברידי ועל
תכנית קונספט לעיצוב משרדי העתיד שבניתי בעקבותיו.
אני מאחלת לכולנו הצלחה בעולם עבודה עתידי כאוטי וחסר וודאות כשם שהוא מאתגר ומלהיב : )