בחירת משרדים להשכרה או לקנייה

איך תבצעו תהליך של בחירת משרדים להשכרה או לקנייה בצורה המקצועית ביותר? אחרי שבדקתם את העסקה מההיבט הכלכלי והמסחרי כדאי להתכונן ולהתארגן בעזרת מעצבת פנים מקצועית ולבדוק באופן יסודי את התאמת הנכס לצרכי החברה.
לפניכם מדריך בזק לבחירת משרדים להשכרה או לקנייה

1. מסמך דרישות והחלטה על שטח המשרדים הנחוץ

הכינו טבלת אפיון של צרכי המשרדים החדשים שיכלול פרוט רב ככל האפשר. הפרטים הבסיסיים הם: מספר העובדים, צורת הישיבה (חדרים או חללים פתוחים), אפיון סוגים שונים של חדרים כדי להחליט על גודלם, אפיון חדרי ישיבות, תרשים זרימת העבודה במשרד – איזה פונקציות יושבות סמוכות ואלו פונקציות רצוי שיורחקו זו מזו (מכירות ופיתוח למשל או מחלקה רועשת לעומת מחלקה שקטה) פרוט שטחי שירות שונים כגון מטבחונים, קפיטריה, אזור צילום ועריכה, ארכיון , חדר מחשב. ככל שמסמך הדרישות יהיה מקיף ומפורט יותר הוא ישמש כלי עבודה יעיל יותר למתכננים ויאפשר לקבוע ברמת דיוק גבוהה יותר את שטח המשרדים הנחוץ לכם. במקרים בהם מדובר בחברה גדולה ובמבנה מורכב של זרימת עבודה רצוי לפנות לחברות העוסקות בבניית פרוגראמה ליצירת אפיון מקצועי.

2. בדיקת נצילות הבניין

בדקו את היחס בין שטח המשרדים לבין שטח הברוטו של העסקה כלומר, השטח של המשרדים יחד עם השטחים הציבוריים של הבניין  הכלל הוא שככל שהבניין חדש יותר יהיו השטחים הציבוריים גדולים יותר ביחס לשטח הברוטו והניצולת קטנה יותר (כמובן שיש יוצאים מן הכלל וצריך לבדוק כל מקרה לגופו). יחד עם זאת, כיון שהגדלת השטחים הציבוריים נובעת בדרך כלל משטחי שירות גדולים יותר, מספר רב יותר של מעליות, לובי מרווח יותר וכדומה, היתרון הוא שבבניין חדש, למרות שבדרך כלל אינו חסכוני כמו בניין ישן, רמת השירותים הציבוריים גבוהה יותר מאשר בבניין ישן

3. הכינו רשימה ראשונית של פריטים  ועבודות נדרשות עבור הפרויקט

במשא ומתן מול בעל הנכס כדאי שאתם תהיו אלו שיגדירו את הדרישות למפרט הטכני. בדרך כלל המפרט הטכני הסטנדרטי שמקבלים מהיזם בשלב המו"מ הוא מצומצם ואינו מיועד לענות על הדרישות הספציפיות שלכם. מפרט טכני שכולל את הדרישות שלכם כבר בשלב הראשוני עוזר לכם ולבעל הנכס להבין באיזה רמת גימור יבוצעו המשרדים ומקל על תהליך קבלת ההחלטות של שני הצדדים.
שימו לב, אין מדובר במפרט טכני של מכרזים ציבוריים שהוא מפורט מאוד ואין בו צורך בשלב המו"מ אלא בפרוט כללי של העבודות והפריטים שתרצו לכלול בהקמת המשרדים, כמו למשל: מחיצות זכוכית, תקרות אקוסטיות ברמה גבוהה מהסטנדרט הקבלני וכיוצא בזה.
כדאי להיעזר במעצבת פנים ובמנהל פרויקט מקצועי שיעזרו לכם להגדיר את חומרי ופריטי הגמר וגם את המערכות ההנדסיות כבר בשלב המו"מ על הנכס.

4. ערכו בדיקה תקציבית

גם אם אתם מקבלים מבעל הנכס את הקמת המשרדים כעסקת "הכל כלול" כדאי להכין תכנון אדריכלי מלא וכתב כמויות עבור התהליך כדי לתוכלו לערוך מעין מכרז פנימי בין כמה קבלנים ולקבל מושג על עלויות ההקמה של המשרדים וכיצד הן מגולמות בשכר החודשי שאתם משלמים עבור הנכס. רצוי גם שתהיה לכם אפשרות לבחור ולבצע את הבינוי על ידי קבלן מטעמכם שאתם מכירים את איכות עבודתו.

5. מערכת מיזוג אוויר

מיזוג האויר מהווה מקור לא אכזב לחילוקי דיעות ולחיכוכים בין העובדים. כדי לצמצם את היקף המחלוקות העתידיות הצורה האופטימלית של מיזוג אויר היא יחידה עצמאית לכל חדר ומספר יחידות רב ככל האפשר בחללים פתוחים או לחילופין, טרמוסטטים שיבטיחו אפשרות לוויסות טמפרטורה אופטימלי.

6. בידוד רעשים מחוץ לבניין

אם הבניין שבחרתם ממוקם על כביש ראשי סואן רצוי שהחלונות יהיו עם שכבה כפולה של זכוכית עם בידוד אויר ביניהם לבידוד רעשים אופטימלי(זכוכית בידודית).

7. מיקום תאי השירותים

בבניינים החדשים השירותים ממוקמים בדרך כלל בחללים הציבוריים של הבניין וחוסכים עלויות תחזוקה ואת כאב הראש של הטיפול בבעיות אינסטלציה ותברואה שונות שצצות מפעם לפעם. יחד עם זאת, כשקומת המשרדים מתחלקת בין כמה חברות, יש חברות שחשוב להן למקם תאי שירותים בתוך המשרדים לשמירה על פרטיותם ואפילו מקלחון במקרה ששעות העבודה הן ממושכות. כדאי לשקול את הנושא ואת העדפותיכם ולבדוק מהן האפשרויות שמציע הבניין בנושא זה.

8. בדיקת קרינה

נושא שהמודעות אליו גברה מאוד בשנים האחרונות הוא הקרינה האלקטרומגנטית והסלולרית במבנים. אם אתם שוקלים לשכור נכס שמצא חן בעיניכם כדאי להזמין בדיקת קרינה שיחסית אינה יקרה ולקבל אפיון של רמות הקרינה בחלקים שונים של המשרדים. באזורים שבהם הקרינה רבה יש לתכנן את המשרדים בעצה אחת עם מעצבת הפנים כך שיורחקו מהם עמדות עבודה כ3 מ' לפחות. פתרון נוסף הוא לבצע מיגון מפני קרינה. יש חברות המתמחות בנושא.
רצוי מאוד להפריד בין החברה המבצעת את הבדיקה לחברה המבצעת את המיגון.

9. גורמים המשפיעים על הגמישות בתכנון

כשאתם בוחנים נכס פוטנציאלי זכרו שככל שצורת החלל פשוטה יותר, כגון מלבן, ריבוע או ריבוע עם פטיו, היא תאפשר גמישות ואפציות רבות יותר לתכנון . אם קיימים עמודים בשטח המשרדים רצוי שיהיו ממוקמים צמוד ככל האפשר למעטפת הבניין או במרווחים שיאפשרו בניית חדרים סביבם בצורה נוחה ולא יפריעו באופן מהותי לחלוקת הפונקציות במשרדים. בנושא זה כדאי להתייעץ עם מעצבת פנים לפני סגירת העסקה.

10. גורמים המשפיעים על רווחת העובדים ונראות המשרדים – תאורה וגובה תקרות

מחקרים מוכיחים כי ככל שחלל המשרדים מואר יותר בתאורה טבעת שחודרת מהחלונות שביעות הרצון והתפוקה של העובדים תהיה גבוהה יותר. גם אם מדובר בחלונות גדולים שמכניסים כמות אור גדולה מידי למשרדים בשעות מסויימות, זאת אופציה עדיפה על משרד חשוך וחלונות קטנים כיון שאפשר לפתור את נושא הסינוור והחום על ידי אביזרי הצללה ומיזוג אויר מתאימים. גורם נוסף חשוב ביותר בנראות המשרדים הוא גובה התקרות. אם יישמר גובה תקרה גדול ככל האפשר כלומר, במושגים של ישראל, בין 260 ל450 ס"מ , המשרדים ייראו אוריריים ונעימים יותר. בדרך כלל תכנון של תקרה גבוהה הוא מלאכת מחשבת של מעצבת הפנים ודורש פתרונות יצירתיים. בפרויקטים שאני מתכננת אני מקדישה תשומת לב מיוחדת להנחיית היועצים בנושא זה ודורשת מהם לעשות את מירב המאמצים ולבצע עבודת צוות תוך שיתוף פעולה מלא כך שמערכות המיזוג, החשמל, האינסטלציה והבטיחות ימוקמו בחלל התקרה ויישאר עדיין גובה תקרה יפה מתחת לתקרה האקוסטית. לפעמים מתוכננות מערכות מיזוג גלויות מתחת לתקרה האקוסטית כדי לאפשר תקרה גבוהה ככל האפשר.

ב23 שנות עבודתי כמתכננת עוד לא נתקלתי במשרד האידיאלי שימלא במלואן אחר כל הדרישות המוזכרות למעלה. מה לעשות, גם בניינים, כמונו, אינם מושלמים. הדרך הטובה ביותר להחליט על הנכס המועדף בתוך שפע הנתונים הוא לערוך טבלת השוואה ולהחליט על ציון שאתם נותנים לכל פרמטר. שקלול הנתונים יעזור לכם לקבל החלטה מושכלת ראשונית ומשם יהיה קל יותר להמשיך הלאה ולבחור לפי העדפות אישיות ותחושות בטן.

אז שיהיה בהצלחה!

הכתוב במאמר זה הוא בגדר מידע כללי בלבד ואינו מחליף ייעוץ ספציפי ומותאם לנכסים שברצונכם לבדוק , לשכור או לרכוש

לקריאה על תהליך תכנון המשרד לחץ כאן 

רוצה לשמוע עוד על תהליך התכנון? התקשר אלינו 03-7326997
רוצה לצפות בפרויקטים נוספים? לחץ כאן