מגמות בעיצוב משרדים להייטק

שיתוף, שתפו שיתופיות, אנחנו שומעים כל הזמן את המילים הללו משורש ש.ת.פ. והן מתחברות לא רק לפייסבוק אלא גם לעולם העבודה ולעיצוב משרדים, במיוחד כשהדברים אמורים במשרדי הייטק. אז מה קורה בשנים האחרונות בתחום תכנון סביבת העבודה בכלל ולהייטק בפרט? ואיך אפשר לבצע את השינויים בצורה מיטבית למען עובדים שמחים ומרוצים יותר?

המהפיכה בסביבת העבודה שיצרה הקורונה הביאה למעבר מסיבי למשרד היברידי ומעבר מסיבי לישיבה בחללים פתוחים. במשרדים רבים בארץ ובעולם המשרד ההיברידי מבוסס על עבודת צוות בחללים פתוחים כאשר העבודה הפרטית מבוצעת מהבית. גישה זו מתאימה בעיקר לחברות הייטק שבהן הדגש הוא על עבודת צוות .

איך הפך השיתוף להכרח בחברות הייטק?

פעם, לפני שנים (אפילו לפני שהיה פייסבוק) המומחיות של כל עובד הייתה אמנם בתחום מסוים, למשל, הנדסה, אבל זו עדיין הייתה מומחיות כללית והאינטראקציה הנדרשת בין העובדים בחברה כדי להשלים פרויקט הייתה מעטה יחסית לימינו.

מהנדס מוכשר היה יכול לשבת בחדרו ולפתח כמעט לבד מוצר או שירות וגאונים בתחומים שונים עבדו בנחת במגדלי השן שלהם. עם השנים התפתחו תחומי התמחות ספציפיים יותר ויותר בכל תחום עבודה, מהפיכת המידע שהחלה כבר בשנות ה70, הגלובליזציה והתחרות הגוברת בין חברות על פיתוח מוצרים ושירותים ייחודיים.

כל אלו גרמו לכך שלצורך פיתוח מוצר או שירות נדרשת קבוצת עובדים כשלכל עובד יש מומחיות ייחודית שהיא חלק קטן מהמומחיות הנדרשת לפיתוח המוצר. כדי לפתח מוצר ברמה גבוהה נדרש שיתוף פעולה מלא בין חברי הקבוצה והצלחת הפרויקט תלויה באיכות התהליך לא פחות ולעיתים אף יותר מאשר במומחיות ובכישרון של עובד זה או אחר.

על פי החוקר בן ג'ונס, מרצה לניהול באוניברסיטת נורתווסטרן היקף עבודת הצוות בתחומי המדע התרחב ב50 השנים האחרונות ביותר מ95%. אין ספק שעבודת צוות הפכה לנושא מרכזי בעולם העבודה החדש.

איך הופכים את עבודת הצוות לאופטימלית?

קרובים ומצליחים: מחקרים מגלים את חשיבותה של הקרבה הפיזית בין אנשי צוות ליצירת אינטראקציה טובה ביניהם וכפועל יוצא, ליצירת פרויקט איכותי.

החוקר תומס ג' אלן גילה ב1977 כי אם הקולגה שלנו יישב במרחק כ2 מ' מאתנו תגדל כמות הפגישות והאינטראקציה אתו פי 4 מאשר אם יישב כ 20 מ' מאתנו. האבחנה הזאת נבדקה שוב בעידן האינטרנט ונמצאה נכונה גם לימינו. אין תחליף למפגשים "חיים" ואמתיים בין אנשי צוות ולקרבה פיזית.

החוקר אייזק קוהן מבית הספר לרפואה בהרווארד ניתח למעלה מ35000 מחקרים ומצא שהמחקרים האיכותיים ביותר נכתבו כשהמדענים עבדו במרחק של לא יותר מ10 מטרים זה מזה. ההסבר לכך פשוט: רמת התקשורת הגבוהה בין העובדים כשהם יושבים קרוב זה לזה מדרבנת את העובדים להתייעץ, לשתף ולעזור זה לזה. כך נוצרת זרימת עבודה טובה והמטלות יכולות להסתיים מהר יותר, מה שבתורו מעלה את התפוקה ואת איכות הפרויקטים. המסקנה המתבקשת מהמידע והמחקרים הללו היא שסביבת עבודה המעוצבת כחלל פתוח שבו העובדים יכולים לתקשר ללא מחיצות היא אופטימלית ליצירת שיתוף ועבודת צוות מיטבית.

אינטראקרציה טובה יותר כשהעובדים סביב שולחן גדול. דוגמא לעבודה בחלל משותף אפשר לראות במשרדי UXpert המופיעים כאן. חברת יו אקספרט עוסקת באפיון, עיצוב ופיתוח חוויית משתמש עבור אפליקציות, אתרים ומערכות תוכנה. עבודת הצוות במקרה הזה מבוססת על מומחיות ספציפית של כל איש צוות בתחום אחר והעבודה בחלל משותף יוצרת סינרגיה בין כל ההתמחויות שתורמת להצלחת הפרויקט.

יחד עם היתרונות המהותיים, צריך להיות מודעים לחסרונות הנלווים לישיבה בחלל פתוח ולטפל בהם דרך עיצוב המשרד. עקב אכילס של החללים הפתוחים הם ההפרעה לריכוז הנגרמת עקב רעש והסחת דעת והצורך בפרטיות בסיטואציות מסוימות.

בשל כך, בסביבת עבודה פתוחה יש חשיבות מכריעה לאקוסטיקה טובה ויש חשיבות, במקביל לשטחים פתוחים שמיועדים לעבודת צוות, להקצות חדרים פרטיים לחלק של העבודה שצריך להתבצע בריכוז ובשקט. המשרדים יכולים להיות המעוצבים והמגניבים ביותר שאפשר להעלות על הדעת אבל ללא טיפול אקוסטי מתאים וללא אזורים לעבודה שקטה הרעש שייווצר יגרום לסטרס ולהפרעה מתמשכת ויוריד את היעילות ותפוקת העבודה. גם עבור אזורי עבודת צוות יש היום מגוון פתרונות לטיפול אקוסטי, החל מתקרות אקוסטיות ועד ספות שקט שסופגות את הרעש מבחוץ ואפשר להתכנס בתוכן ולנהל דיונים שקטים גם בלב משרד הומה.

קירבה, שייכות, אופטימיות והתלהבות מגבירים חדשנות, יצירתיות ותפוקה

בעשרות השנים האחרונות נערכו מחקרים על סביבת העבודה האופטימלית ומיטב החוקרים העוסקים בסביבת העבודה עסקו בשאלה מה מייצר את הקסם של קבוצה יצירתית וחדשנית. התברר שיצירתיות נוצרת בקבוצה כאשר החברים בה בוטחים זה בזה ומרגישים שייכות. ואכן, נכתב ונאמר רבות על ההצלחה המטאורית של חברות סטארט אפ והייטק ישראליות שהמייסדים שלהן הכירו במהלך השירות הצבאי.

הסברה היא שהסביבה המאתגרת והקשר האינטנסיבי בין חיילים המשרתים באותה יחידה בתקופה זו מולידים יחסי חברות, קרבה ואמון שתורמים בהמשך הדרך ליצירתיות ולחדשנות. גורם נוסף שמגביר את תחושת השייכות הוא האפשרות של כל יחיד בקבוצה להתבטא ולהביא חלקים אותנטיים מאישיותו שמקבל אישור בקבוצה.

איך זה מתבטא בעיצוב המשרד? על ידי אפשרות ליצור חלל אישי בעמדת העבודה לכל אחד: תמונות וחפצים אישיים שיש להם ערך רגשי יוצרים שייכות למקום וגם מאפשרים ביטוי אישי. ביטוי עצמי בווריאציות שונות יכול לעודד יצירתיות. לדוגמא: לוחות מחיקים, משחקים שבאמצעותם העובדים יכולים להתבטא ואפילו האפשרות להגיע עם הכלב למשרד או להתלבש בסגנון ייחודי. כל אלה הן צורות ביטוי אישי בסביבת העבודה ואם הן מקבלות לגיטימציה הן יוצרות את תחושת השייכות והחופש שמאפשרת סביבת עבודה יצירתית וחדשנית.

יצירתיות וחדשנות משגשגות גם בקבוצות שיש בהן אוירה של התלהבות ואופטימיות וגם כאן חלל העבודה הוא גורם מכריע ביצירת האטמוספירה החיובית. נסו לדמיין אפוא אתם הייתם מרגישים נלהבים ושמחים יותר: במקום שיש בו הרבה אור, נוף פתוח וצבעוניות לא שגרתית, או בחלל חשוך עם תקרה נמוכה וקירות אטומים? לא קשה לנחש שבמקרה הראשון האופטימיות ההתלהבות ישגשגו ואיתן גם היצירתיות. חברות רבות וגם מעצבי הפנים נענים לאתגר ומשתדלים ליצור חלל עבודה עם תקרות גבוהות, הרבה אור, והעיקר, מבט אל נוף פתוח.

סקרים שבוצעו בקרב עובדים גילו כי אחד הנושאים החשובים ביותר שתורם לשביעות רצונם של עובדים הוא חלון סמוך לעמדת העבודה שממנו אפשר להביט החוצה אל נוף ירוק או פתוח.

מה עם מיתוג סביבת העבודה וגאוות יחידה?

עדיין לא הזכרתי, אלא רק ברמז, את מיתוג סביבת העבודה. אותו מרכיב חיוני שנותן אור וצבע, תרתי משמע, לעיצוב ויוצר הזדהות, חיבור, שייכות וייחוד. בתמונות הבאות אפשר להתרשם מגישות שונות לעיצוב שיוצרות ייחוד בעיצוב המשרד בהתאם לערכים שונים שהחברה רצתה להדגיש.