עיצוב משרדים בשיטת עמדה חמה?

בארה"ב כל עובד עשירי עובד בשיטת העמדה החמה… מה זה ולמה יש התעניינות כל כך גדולה בשיטה? מהם ממצאי מכון המחקר של משרד האדריכלים הגדול בעולם, גנסלר, בנושא?

עיצוב משרדים בשיטת העבודה בעמדה חמה או unassigned seating משמעו שלעובדים בחברה אין שולחן עבודה קבוע, המשרד מחולק לאזורים כשכל אזור מותאם לפעילות שונה והעובדים נעים במהלך יום העבודה הרגיל בין האזורים הללו בהתאם למשימות שעליהם לבצע באופן שוטף. היתרון הגדול של השיטה הוא שהיא מאפשרת חסכון ניכר בשטחים. האם המחיר שהעובדים והחברה משלמים על היעדר אזור עבודה אישי מצדיקים את היתרונות של השיטה?  במכון המחקר של גנסלר בדקו והעלו נתונים שיכולים לעזור לכל חברה לעשות את השיקולים בעד ונגד בהתאם לאופי הפעילות של העובדים.

תפיסות עובדים לגבי שיטת עבודה בעמדה חמה

ראשית בדקו בגנסלר מה העובדים חושבים על השיטה. התגובות היו:
65% – מלחיץ (stressful)
.
65% – מבלבל
.
62% – קשה
.
30% – כיף (fun)
.
24% – פרודוקטיבי (productive)
.
עובדים בעמדות בכירות, בעיקר בהנהלת חברות, נוטים להיות יותר סובלנים כלפי השיטה אבל צריך לשים לב שזה בזמן שהם עצמם אינם עובדים בשיטה זו.
בממוצע רק רבע מהעובדים רואים באור חיובי את שיטת העבודה בעמדה חמה.
.
בשיטה זו האתגר המרכזי הוא היכולת להתרכז בעבודה ולקיים שיתוף וירטואלי.הנושא החשוב ביותר שעליו צריך לתת את הדעת לדברי גנסלר הוא מתן אפשרות לפרטיות. מניסיוני העשיר בתכנון משרדים ומעיון במחקרים על סביבת העבודה האופטימלית אני יכולה להוסיף שהגורם המרכזי שחסר במשוואה של שיטת העמדה החמה הוא בראש וראשונה אפשרות לעבוד בריכוז וגורם נוסף שהוא בעל חשיבות רבה: תחושת הייחוד והפרסונליזציה של העובד.
.
אם נעיין במחקר מיקרוסופט שהתפרסם רק במרץ 2019, רגע לפני משבר הקורונה, נמצא שהגורם המשמעותי שמעלה את תפוקת העבודה של מהנדסי תוכנה ועובדי יידע נוספים לפי תוצאות המחקר הוא היכולת לעבוד ללא הפרעות בחדרים פרטיים וגורם נוסף הוא פרסונליזציה של עמדת העבודה האישית. בשיטת העמדה החמה אובדת האפשרות לפרסונליזציה והיא גם מנוגדת לצורך הטבעי הטבוע בכל אדם לשייכות ולטריטוריה פרטית, קטנה ככל שתהיה.   בניסון לפצות על היעדר פרסונליזציה הצעתי בפרויקט קונספט שבצעתי יחד עם אדריכל רון רובנשטיין, ליצור אלמנטים של פרסונליזציה אישית בחללים הציבוריים של המשרדים. לשם כך תכננו משחק קוביות שבו לכל עובד יש קוביה משלו עליה הוא מעביר מסרים שונים לפי רצונו, מעין "בלוג" פיזי. כדאי לנסות להכניס את הפתרון הזה ולבדוק מה השפעתו ואיזה פיצוי הוא יכול לתת לעובדים על אובדן הטריטוריה האישית.

"בלוג" פיזי עם קוביית מסרים לכל עובד, לפיצוי על היעדר פרסונליזציה בעבודה בשיטת העמדה החמה

ביצועי עובדים בשיטת העמדה החמה לעומת עמדת עבודה אישית

ואם נחזור למחקר של גנסלר, הוא כלל גם השוואה בין עובדים שעבדו בשיטת העמדה החמה לעובדים שעבדו עם עמדות עבודה פרטיות. המשתנה היחיד שנמצא בתפקוד גבוה יותר בשיטת העמדה החמה הוא שיתוף פיזי (פגישות עבודה פיזיות) לכן שיטה זו יכולה להתאים לצורות עבודה שמבוססות רובן ככולן על שיתוף פיזי. עובדים שרוב עבודתם היא כזו נוטים להיות מרוצים מהשיטה.
הצעות לשיפור סביבת העבודה כשמדובר בעבודה בשיטת העמדה החמה מתבססות בין היתר על יצירת גישה נוחה לחללים בהם אפשר לעבוד בפרטיות, שמירה על אקוסטיקה טובה והקצאת מקום לאחסון אישי.

שביעות רצון עובדים

מסתבר ש50% מהם מרוצים ו50% אינם מרוצים. באופן כללי אומרים בגנסלר שלשיטה זו השפעה שלילית על ביצועים וחוויית עובד. לגבי העובדים שאוהבים את השיטה ההשפעות השליליות קטנות יותר. חוויית העובד שלהם טובה יותר אבל עדיין הביצועים שלהם בעבודה טובים פחות מאלו של חבריהם בעמדות עבודה אישיות.
.
המסקנה העולה כרגע מהמחקר שערכו בגנסלר וגם מתבקשת ממחקר מיקרוסופט היא ששיטת העבודה בעמדה חמה אמנם חוסכת שטחי נדל"ן אך ככל הנראה יש לה השלכות שליליות על שביעות הרצון של העובדים ועל הביצועים שלהם.
.
תרשו לי לסיים את הפוסט בנימה אישית, לפני כשנה התראיינתי בתכנית הטלוויזיה של כאן 11 אצל קלמן וסג"ל לגבי מחקר מיקרוסופט שהתפרסם במרץ 2019. כשפתחתי את הראיון ואמרתי שבמחקר התגלה שעבודה בחדרים פרטיים מעלה את התפוקה בהשוואה לעבודה באופן ספייס פלט קלמן בצחוק:  "בשביל זה היו צריכים מחקר? היו באים אלי ואני כבר הייתי אומר להם…"
ובאותה רוח, אם תחשבו על הדברים מנקודת המבט של העובד שנשללת ממנו הפרטיות והאפשרות לטריטוריה אישית, לא צריך להיות חוקר בהרווארד כדי להבין שצורת עבודה כזו היא מאתגרת מאוד לעובדים וברור שכדי לאמץ את השיטה צריך לחשוב על פיצויים לעובדים כדי שיוכלו להתגבר על חסרונותיה הבולטים. בסופו של יום נראה שיש לבחון שימוש בשיטה בחיוב כאשר מדובר בעובדים שרוב עבודתם מבוססת על שיתוף פיזי ויש לבדוק בשיקול דעת מעמיק כשמדובר על תמהיל עבודה הכולל גם עבודה בריכוז.

למי שמעוניין לקרוא עוד על פרסונליזציה בסביבת העבודה, מוזמנים להיכנס לפוסט שלי בנושא כאן