עיצוב משרדים ליצירת פרסונליזציה ולגיבוש קהילה

פרסונליזציה ויצירת קהילה הם שני אלמנטים מנוגדים. אחד מתייחס  לייחוד של הפרט ולבידול שלו והשני להתמזגות הפרט, במקרה שלנו, העובד, עם הקבוצה. אלו שני חלקים של שלם והעובדים זקוקים מצד אחד לתחושת ערך כאינדיבידואלים ומקבלים את התחושה הזו בין היתר על ידי טריטוריה משלהם ועל ידי אפשרות לביטוי אישי ומצד שני, משתוקקים להיות חלק בלתי נפרד מקהילה. איך הצרכים המנוגדים הללו מקבלים מענה בעיצוב משרדים?

האתגר של עיצוב משרדים ליצירת פרסונליזציה, לגיבוש קהילת עובדים וליצירת מיתוג מעסיק

סביבת העבודה היא פלטפורמה מרכזית ליצירת האיזון בין שני האלמנטים הללו. בין אם מדובר בעיצוב משרד פיזי, או היום בעידן שבו הVR מתחיל לפרוץ לחיינו, עיצוב משרדים וירטואלי. בפוסט זה אתייחס למשרד הפיזי בו אנו מבלים את רוב שעות הערות שלנו. רגע לפני פרוץ משבר הקורונה, היינו עדים למאמצים גדולים שהושקעו בהפיכת המשרדים לגן עדן של קהילתיות ושיתוף אבל מצד שני, ככל שהקפיטריה גדלה והפכה מגניבה ומעוצבת יותר, הלכו והצטמקו עמדות העבודה האישיות והאיזון בין האינדיבידואליות לקהילתיות הופר. אנו נמצאים בתקופת ביניים של הקורונה, כאשר רובנו עובדים לפחות חלק מהזמן מהבית או משלבים עבודה מהבית עם עבודה במשרד. המגמה התהפכה לעת עתה וכעת, כשאנו רוב היום במרחב הפרטי שלנו אנו צמאים לקהילתיות ולשיתוף של היום שלפני…
כעת כשצריך להתחיל להיערך מחדש ולעצב את המשרדים הפיזיים בהתאמה לשיבתם החלקית או המלאה של העובדים חשוב שהמשרדים ישמשו פלטפורמה לפרסונליזציה ולשיתוף כאחד. יצירת פרסונליזציה באמצעות עיצוב משרדים תורמת גם לבניית מיתוג מעסיק של ארגון המטפח את עובדיו.
אני רוצה להציג כאן מקרה בוחן של תכנון קונספט שבצענו בסטודיו מיכל רוזן בשיתוף עם רון רובנשטיין אדריכלים, עבור חברת הייטק גדולה שמשרדיה משתרעים על כמה קומות. בתכנון הקונספט שילבנו את שני האלמנטים: פרסונליזציה ושיתוף, תוך שימוש בחללי הקפיטריות הקומתיות, הלוביים הקומתיים, עמדות העבודה והמסדרונות.

פרסונליזציה של עמדות עבודה במשרד הפתוח (open space)

לפי גישה זו, עמדות העבודה הן הפלטפורמה לביטוי עצמי, או פרסונליזציה, שמצידה יוצרת תחושת שייכות וקרבה ומעלה את שביעות הרצון, היצירתיות והחדשנות של העובדים. המהפך בתכנון סביבת העבודה החל בשנים האחרונות לאחר שחברות הייטק מובילות הבינו שהצלחתן תלויה ברווחתו של העובד. את המגמה המבורכת הזאת רצינו לחזק בקונספט שבנינו. התבססנו על מחקרים בנושא יצירתיות המצביעים על כך שאוירה יצירתית נוצרת כאשר יש קירבה, תחושת שייכות, אופטימיות והתלהבות בתוך קבוצה. אני ממליצה להתרשם גם מתוצאות מחקר עכשווי ומרתק שבוצע במיקרוסופט והתפרסם במרץ 2019 שבו נמצא קשר בין פרסונליזציה לעלייה בשביעות רצון של העובדים שמצידה מעלה את הפרודוקטיביות שלהם.

איך ליצור תחושת שייכות, אופטימיות והתלהבות?

עמדת העבודה היא האזור שבו מבלים חלק ניכר מהזמן. באזור זה שמהווה טריטוריה אישית עבור כל עובד רצינו לתת לו אפשרות לבחור את סידור עמדת העבודה שלו ולהציג פריטים אהובים כמו פריט מאוסף מכוניות, בובה של דמות מסרט מדע בדיוני ועוד.
בכל עמדת עבודה ממוקם עמוד מרכזי שעליו תלויים כמה אלמנטים בצבעים שאפשר לבחור מתוך סקלת צבעים מגוונת. הפריטים שהצענו בשלב הקונספט הם: לוח זכוכית מגנטי מחיק, פלטה לספיגת רעשים, מדף לצמחיה ומדף לתצוגה. בחלק העליון של העמוד מקמנו פלטות אקוסטיות שיכולות להתחלף בגופי תאורה תלויים אם בוחרים בכך. על ידי כך שאפשרנו לכל עובד לקבוע בעצמו את סידור הפריטים בעמדת העבודה אנו מאמינים שהגברנו את תחושת הייחוד והעצמאות שלו ויצרנו פלטפורמה לביטוי עצמי ולפרסונליזציה שמחזקת את תחושת השייכות לחברה. הצבעוניות השמחה נבחרה כדי להשרות אופטימיות ולעודד יצירתיות.

האתגר הכפול ביצירת פרסונליזציה בשיטת Hot Desking

בארה"ב שיטת העבודה בעמדה חמה מתפשטת במהירות וכבר היום 10% מהעובדים מבצעים את עבודתם ללא עמדת עבודה אישית. בארץ חברות רבות שוקלות לאמץ את השיטה במסגרת החשיבה הכללית על שיטות עבודה חדשות עבור העידן החדש של סביבת העבודה.
בהנחה שאתם שוקלים לאמץ את שיטת העבודה החמה בגלל הפגישות האקראיות שהיא מאפשרת, השיתוף הבלתי אמצעי, והחסכון בתקציבי בינוי ואחזקה, מומלץ לא לוותר על חשיבה מעמיקה ויצירתית כדי לנסות לפתור את האתגר המרכזי של השיטה – העדר טריטוריה אישית. בני אדם ובכלל זה העובדים, הם יצורים טריטוריאליים ורובם שואפים למקום אישי שיהיה שלהם במרחב העבודה. איזה פיצוי אפשר להציע לעובדים בחלל הפיזי שיניח את דעתם בשעה שמבקשים מהם לעבוד ללא עמדת עבודה אישית?
אתגר נוסף הוא מתן ביטוי לקול הייחודי של כל עובד ויצירת פרסונליזציה גם ללא עמדת עבודה אישית.
הקונספט שפיתחתי בסטודיו מיכל רוזן כבר בשנת 2008 והשתמשנו בו גם בפיתוח הקונספט שאני מציגה כאן יכול לתת פיצוי מסויים להיעדר עמדה אישית ולאפשר יצירת פרסונליזציה. בקונספט אני מציעה שימוש בשטחים הציבוריים ופיתוח פלטפורמה לפרסונליזציה באמצעות משחק קוביות שהוא בעצם מקבץ של בלוגים פיזיים ולא וירטואליים של העובדים. לכל עובד יש קוביה שהיא "הבלוג" ואליה הוא מצמיד תכנים בנושאים שונים לפי בחירתו ויכול "להעלות" מידי פעם "פוסט" חדש על הקוביה. לא ברור האם פלטפורמה כזו יכולה לפצות על אובדן הטריטוריה האישית של העובד אבל היא יכולה לתת ביטוי  לרעיונות ייחודיים ולקול הייחודי של כל עובד. בעידן הנוכחי שבו עובדים הרבה בשיטת ניסוי וטעייה כדאי להערכתי לנסות ולבדוק איך העובדים יגיבו לסוג כזה של פרסונליזציה פיזית תלת ממדית והאם זה ייחשב בעיניהם כתחליף הולם לעמדת העבודה האישית.פתרונות נוספים יכולים לבוא בצורת קירות תקשורת או אפשרות להצגת יצירות של העובדים בשטחים הציבוריים.

על הבלוג הפיזי בכניסה לקומה

הלובי הקומתי מקדם את פני העובדים לכל הפחות כל בוקר ובסוף יום העבודה וזו הזדמנות מצוינת להכיר את העובדים בקומה. למטרה זו ממוקם מול המעליות מתקן עם כבלים במתיחה שעליהם מותקנות קוביות מסתובבות. כל קובייה כזו היא מעין "בלוג" לא וירטואלי ועל 4 הפאות שלה אפשר להצמיד תמונות, טקסטים שונים ואיורים, הכל כיד הדמיון הטובה. דלפק קטן וכסאות עמידה מגניבים משמשים לפגישות קצרצרות ומדפים צבעוניים לתצוגה קומתית מתחלפת.

העובדים כקהילה

משבר הקורונה והמעבר לעבודה מהבית שנובע ממנו גורם להבנה עמוקה יותר מתמיד עד כמה מפגשים פיזיים וגיבוש קהילת עובדים פיזית בסביבת העבודה חשובים לבריאותם של העובדים. הפתרונות הוירטואלייים המתקדמיםכמו זום ואפילו VR מפצים באופן חלקי על אובדן הקשר אולם לחלוטין לא באותה צורה שעושה זאת המפגש הפיזי הבלתי אמצעי. עדיין אין תחליף לקשר עין, לקריאת הבעות פנים, ללחיצת יד, טפיחה על השכם או "כיף" קטן כשמגיעים להסכמה. אנקדוטה שממחישה את הנושא : מסתבר שהאנשים המאושרים ומאריכי החיים ביותר חיים במקומות שמכונים האזורים הכחולים. אלו אזורים בעולם שבהם התושבים ממשיכים להיות פעילים ולחיות חיים מלאים גם לעת זקנה. כשבדקו את המאפיינים של חיי התושבים גילו שאחד הפרמטרים החשובים, הוא חיי קהילה ותחושת השייכות לקהילה. כמובן שמדובר בקהילה פיזית ולא וירטואלית.
צריך לומר שמפגשים וירטואליים ועבודה מרחוק טומנים בחובם הרבה יתרונות: למשל, אפשרות לעבוד עם עובדים מרוחקים מקצוות הארץ או אפילו מיבשות אחרות וליצור מגוון ( diversity ) בעבודה. ידוע שמגוון יכול לקדם יצירתיות ורעיונות חדשים ולהוביל לחדשנות. יתרון נוסף הוא חסכון בזמן הגעה למשרדים ובארצנו מוכת הפקקים יש לכך משמעות רבה וכמובן, פחות נסיעות, פחות זיהום סביבתי ושמירה על כדור הארץ.
יחד עם זאת, גם האוהדים המושבעים של 100% עבודה מרחוק מודים שיש צורך לכנס את העובדים מידי תקופה למפגש פיזי בגלל החיבור הרגשי שיוצר "דבק" וחיבור לקהילת העובדים. מבלי להכנס לשאלה האם המשרדים החדשים שלכם יעבדו כמשרד קלאסי שבו כל העובדים מגיעים לעבודה, כמשרד היברידי שבו חלק מהעבודה מתבצעת מהבית וחלק במשרד, או כמשרד שעובד מרחוק שבו כל העובדים נמצאים באתרים רחוקים או עובדים מהבית, כאשר העובדים נפגשים פיזית במשרדים עיצוב המשרדים צריך לתמוך בחוויה של גיבוש ושיתוף.  איך עושים את זה נכון?

מפגשים בלתי רשמיים בקפטריה

הקפיטריה הקומתית שהיא האזור בהא הידיעה למפגשים בלתי רשמיים בין עובדים ממחלקות שונות בחברה. מפגשים כאלו שקורים באווירה נינוחה יוצרים קרבה ותורמים גם אחרי המפגש בקפיטריה לתקשורת טובה יותר בין חברי הצוותים השונים, לחיבור גישות ורעיונות מתחומים שונים ובשורה תחתונה, להגברת החדשנות.
כדי ליצור היכרות וקרבה גם בין עובדים ששייכים למחלקות שונות מיקמנו במרכז החלל שולחן אבירים ארוך שיוצר קשר בלתי אמצעי בין הסועדים. כשמתיישבים בצהריים לארוחה משותפת סביב השולחן רוב הסיכויים הם שכל עובד ימצא מולו או לצדו אדם אחד או שניים לפחות שעובדים במחלקה או בתפקיד אחר ואין לו הזדמנות אחרת להכיר במהלך העבודה השוטפת. יחד עם זאת חשבנו גם על גיוון עמדות הישיבה בקפיטריה והקצנו דלפק גבוה הפונה לחלונות הקפיטריה ופינת סלון ביתית.

כלי נוסף חשוב להגברת האינטראקציה והקשר הוא משחק. הוספנו לוח שחמט מגנטי ענק עם כלים תלת ממדיים על הקיר שמשמש כקיר תקשורת עם לוח מודעות מגנטי ולוח מחיק.סמוך לקיר התקשורת שילבנו צמחיה תלויה וקיר ירוק כדי להשרות רוגע ולהכניס מעט תחושת טבע.

המסדרון – יותר מסתם מעבר

עיצוב סביבת עבודה כולל גם את המסדרון שהוא אחד האזורים החשובים לאינטראקציה של פגישות אקראיות ו"שיחות מסדרון" וכאשר מתכננים אותו ומתייחסים אליו כאזור מפגש הוא הופך להיות מחלל שירות לחלק חשוב במערך המשרדים. בעצם, כוונתנו הייתה לתכנן את המסדרון כפלטפורמה חשובה לגיבוש חיי הקהילה של העובדים.
אפשר לראות בשימוש הרב תכליתי במסדרון פעולה הממקסמת את שטח המשרדים כיון שניתן להשתמש בו כאזור עבודה לכל דבר. איך עשינו זאת? פשוט הפכנו את קירות המסדרון ללוחות מגנטיים מחיקים. באופן כזה, חברי הצוות יכולים לא רק לנהל שיחת מסדרון חטופה אלא גם פגישות קצרות בעמידה כמו שמקובל היום בהרבה חברות הייטק כשהקירות המחיקים משמשים כפלטפורמה מצוינת לסיעור מוחות ולעבודת צוות "קטנה".
המסדרון יעיל במיוחד כששניים שלושה אנשים מתוך צוות גדול יותר רוצים לדון בנושא מסוים. במקום להפריע לשאר חברי הצוות שבחדרם או באולם הם יוצאים למסדרון, דנים בקצרה בנושא בעזרת הלוח המחיק ולאחר מכן חוזרים אל הצוות שלהם בלי שהפריעו לאלו שלא השתתפו בדיון.
כשנוצר דיון מול הלוח המחיק בין שני חברי צוות "עובר אורח" ממחלקה אחרת שעובר לתומו במסדרון יכול להצטרף ולתרום את חלקו לדיון מזווית ראיה חדשה. התקשורת בפגישות המסדרון נעשית פנים אל פנים ולא באמצעים דיגיטליים והיא חמה, אנושית ובלתי אמצעית.
שימוש כזה במסדרון אינו דורש הרחבה או הקצאת שטח נוספת כיון שהדיונים נערכים בעמידה והוא עשוי לייעל באופן משמעותי את עבודת הצוות.

לפנות שטחים למפגשים אקראיים באמצעות פתרונות אחסון לניצול מקסימלי של השטח

אחד האתגרים שעמדו בפנינו בפרויקט זה היה הקצאת חללי מפגש מרווחים בלי לפגוע בדרישות האחסון. הצלחנו לקבל שטחי אחסון גדולים יחד עם שמירה על מראה אוורירי של המשרדים.
לשם כך פיתחנו עמדת אחסון אישית שמכילה 3 סוגי אחסון: מגירה ארוכה בעומק 100 ס"מ, ארגז אחסון נשלף ומגירה אישית שמעליה כרית ישיבה כדי לארח חבר צוות נוסף סמוך לעמדת העבודה.
ארגז האחסון והמגירה האישית בנויים כמו קטר וקרון ואפשר להשאיר אותם מחוברים או לנתק את המגירה האישית עם הכרית ולהפוך אותה ליחידה עצמאית משאר המגירות. מארזי המחשבים ממוקמים בתוך ארוניות בעומק השולחן.

מעוניינים לקרוא עוד על עיצוב משרדים כפלטפורמה לחדשנות? הכתבה הבאה עוסקת בדרכים להגברת שיתוף, יצירתיות ותפוקה באמצעות עיצוב משרדים    בהנאה 🙂