משרדים מעוצבים להגברת שיתוף, יצירתיות ותפוקה.

מתוך הרצאה של מיכל רוזן בוועידת האדריכלות הארצית בגני התערוכה, פברואר 2016

סביבת העבודה הייתה תמיד משפיעה וחשובה , רובנו מבלים בה שליש מחיינו הבוגרים לפחות. בכתבה הזו תקראו איך אנחנו יכולים להפוך מקום כל כך משמעותי בחיינו למקום שבו נרגיש טוב, שנרגיש בו חלק מקהילה, שיעודד אותנו להיות יצירתיים ושבו נמצה את היכולות שלנו ונהיה חלק מהצלחת החברה.

מה בכתבה?

מסתבר שעיצוב החלל הזה יכול להשפיע בצורה מהותית על האופן שבו תהליכי עבודה מתרחשים. על היצירתיות, החדשנות, התפוקה.  ובגלל תהליך גלובלי של תחרות גוברת בין חברות יש היום חשיבות אפילו יותר גדולה לעיצוב משרדים כמצע שעליו גדלה חברה מצליחה.

בכתבה אביא דוגמאות של פרויקטים נבחרים שימחישו את המהפכה שעברה על תחום עיצוב המשרד בשנים האחרונות. מהפכה שאנו נמצאים כעת בעיצומה ושללא ספק משנה את מהות חללי העבודה ואת תפקודם.

בנוסף אסקור על קצה המזלג כמה מהמחקרים המדעיים ששימשו תמריץ לשינוי המודל הישן של המשרדים שהכרנו לפני עשרים שנה.
אבל הכתבה אינה מתיימרת להיות תאורטית ועיונית אלא להסביר לך צעד אחר צעד מהם הפרמטרים החשובים שבאמצעותם יהפכו המשרדים מחלל עבודה פונקציונלי פשוט למקום שבו אפשר להניע תהליכים מורכבים כמו יצירת קהילה ועידוד יצירתיות וחדשנות ואיך אפשר לתכנן סביבת עבודה שבה העובדים  ירגישו טוב יותר הן ברמה הפיזית והן ברמה החברתית.
המטרה המרכזית בתכנון משרדים היום היא ליצור מצב של win-win שבו העובד נהנה מסביבת עבודה משופרת שתומכת באופן מיטבי בכל פעילויותיו, האינדיבידואליות והחברתיות, והחברה נהנית מיצירתיות וחדשנות של קהילת העובדים ומתפוקת עבודה גבוהה .

מיתוג סביבת העבודה באמצעות המשרדים

השינוי בתפיסה הרעיונית של משרדים, מחלל שמשמש אך ורק לביצוע מטלות פונקציונליות לחלל רב שימושי שאפשר גם למתג דרכו את החברה, החל כבר לפני 15 שנה. סטודיו מיכל רוזן היה הראשון בארץ שבו נעשה שימוש בעיצוב משרדים כדי למתג ולהעביר בעצמה את המסרים של החברה לעובדים וללקוחות. החלוצות היו החברות  אייר פרנס וKLM שבמשרדיהן שילבנו את המיתוג כחלק מעיצוב המשרדים על ידי שימוש במוטיב השמיים בתוך התקרות ועל גבי הקירות ואזכורים של לוגו החברות שמשתלבים בעיצוב הדלפק.

בהמשך הדרך כבר יצקנו את המיתוג בתוך התכנון התלת ממדי. כמו בתמונה למטה של תכנון משרדי חברת צ'יינה מוטורס שעוסקת בייבוא אוטובוסים מסין.

בפרויקט הזה הדלפק אלכסוני ונראה בתנועה על גבי "כביש" שהוא השטיח והמשחק של גופי התאורה יוצר הרגשה דינמית של תנועה.

פרויקט נוסף, מאוחר הרבה יותר, של מיתוג תלת ממדי באמצעות משרדי החברה הוא משרדי חברת ערד תעשיות הידועה בתור "מגבות ערד" . סטנדטרד טקסטייל האמריקאית קנתה את החברה ובתכנון הקיר בכניסה עיצבנו מעין מחווה עם קריצה לחברה הוותיקה שהייתה ידועה במגבות האיכותיות שלה. הקיר משלב מגבות מגולגלות.

דוגמא נוספת למיתוג סביבת העבודה: מרכזי שירות לקוחות עבור פלאפון. עוצב כתפאורה בתוך המשרדים על עיצוב המוקד הקיים. הוא נועד ליצור אצל נציגי החברה את חוויה של פנטזיה ו"עולם אחר" .
יש מגוון עצום של אפשרויות שגלומות בחלל ככלי למיתוג, אבל בשנים האחרונות התברר שלסביבת העבודה יש השפעה גדולה הרבה יותר מאשר היכולת למתג.
המיתוג הוא רק קצה הקרחון. מיתוג יכול ליצור תחושת שייכות והשייכות היא פרמטר חשוב ביצירת קהילה. גיבוש קהילה משפיע בתורו על היצירתיות וקהילה משפיעה על יצירתיות. לכן מיתוג הוא חשוב אבל הוא רק תחילת הדרך של מה שאפשר לעשות באמצעות עיצוב משרדים.

עיצוב סביבת העבודה ככלי לעידוד שיתוף, ליצירת קהילת עובדים ולהגדלת תפוקה

מחקרים על ההשפעות של עיצוב סביבת העבודה קיימים כבר עשרות שנים באקדמיה ומהם עולה כי העיצוב יכול להשפיע על עידוד חדשנות, על שביעות הרצון והשלומות (well being) של העובדים, על יצירת קהילת עובדים ובשורה התחתונה, על תפוקת העבודה.
רק ב10 השנים האחרונות התחילו לתרגם את מסקנות המחקרים הללו לכלים מעשיים באופן המוני.
היום כמעט בכל פרויקט שאני עובדת עליו הנציג מטעם החברה הוא מנהל או מנהלת משאבי אנוש כיון שיש מודעות לקשר הישיר בין סביבת העבודה לעבודת הצוות.
אם כן, הציפיות מעיצוב משרד הן גבוהות בהרבה היום. מצפים מעיצוב של משרד שייצור מיתוג ,יעלה את היצירתיות והחדשנות וגם יגדיל את התפוקה. אז בואו נראה צעד צעד איך עושים את זה:

יצירת קהילה על ידי קירבה, שייכות, אמון ובטחון

עבודת צוות טובה מתרחשת כשנוצרת קהילת עובדים. זה יקרה אם נגביר את תחושת הקרבה, השייכות, הביטחון והאמון של העובדים וניצור קירבה דרך עיצוב החללים הציבוריים של החברה.
איך אנחנו יודעים שקירבה משפרת את הביצועים של צוות? קיימים מחקרים בנושא, אחד מהם הוא של בריאן אוצ'י, סוציולוג שחקר את התמהיל האידיאלי לעבודת צוות. הפקת מחזמר כרוכה בעבודת צוות מורכבת ורבת משתתפים לכן אוצ'י בחר לנתח את כל המחזות בברודוויי שנוצרו במהלך כמה עשרות שנים. הוא גילה שמערכת היחסים בין היוצרים היא מדד אמין לנבא את ההצלחה בברודוויי. כשלא הייתה היכרות בין האמנים היוצרים מחזות הזמר צפויים היו להיכשל. כשהייתה היכרות טובה המחזות הצליחו.
כשמתייחסים לחללים ציבוריים כמחוללי קירבה, המקום המשמעותי ביותר שבו אפשר ליצור קירבה במשרדים הוא הקפיטריה כיון שאכילה משותפת היא טקס קדום וראשוני שקיים משחר ימי האנושות, שתורם לקרבה ולאמון. בדיוק כמו סעודות חג שנועדו לחזק את הקשרים המשפחתיים.

אפשר להתרשם למטה מתכנון של קפיטריה בפרויקט קונספט שתכננתי יחד עם משרד רון רובנשטיין אדריכלים. העוצמה של הקפיטריה כמקום שבו נוצרת תקשורת וקירבה נובעת מהמהות שלה כאזור שבו מתרחשת אחת הפעולות הבסיסיות והחשובות לאדם: אוכלים שם! אכילה היא צורך קיומי בסיסי ואכילה משותפת יוצרת קירבה כמעט אוטומטית.

בפרויקט הזה תכננו שולחן ארוך, מעין שולחן אבירים, וגם זה לא מקרי. הרעיון למקם שולחן ארוך עלה כשהשתתפתי בפסטיבל במצוקי דרגות, אני חובבת פסטיבלים ותיקה, ואת ארוחת הצהריים אכלתי
ליד שולחן ארוך מעץ שהיה שם שישבו סביבו לפחות 20 איש. אם היית יושב בנחת שעה ליד השולחן היית יכול להכיר בקלות עשרות אנשים חדשים. השולחן הפשוט הזה יוצר חיבור בלתי אמצעי והכל בארוחת צהריים אחת. ואם נחזור למשרד, כשאת יושבת לאכול ארוחת צהריים ליד שולחן אבירים, רוב הסיכויים שתפגשי מישהי או מישהו מהחברה שלא היית פוגשת בחדר שלך או באופן ספייס וזה לא משנה אם זה אביר או מהנדס,   מישהו ממחלקה אחרת, או את מנהלת הכספים שכבר שבועיים רצית לדבר אתה על התקציב של הפרויקט החדש, וזה מעצב את התרבות הארגונית של החברה.
למטה תוכלו להתרשם איך תרגמנו את הקונספט לקפיטריה שמעודדת שיתוף בחברת הסטארטאפ יואפי.

וכאן מטבחון צבעוני ושמח בחברה שעוסקת בחוויית משתמש במדיות דיגטליות.

מטבח וקפיטריה בחברת הספנות הוותיקה אלאלוף בה רוב העובדים הם בעלי ותק של עשרות שנים. משדר חמימות ואוירה ביתית.

עוד משרד באווירה ביתית ללא דלפק מזכירות במרכז המשרדים מטבח וסלון .

חיבור נוסף שאפשר לעשות בין העובדים הוא על ידי יצירת אזורי מפגש לא רשמיים כמו למטה, משרדי קו בנוף לאדריכלות נוף בהם ממוקם סלון ביתי בתוך המשרדים.

"סלון" עם בר להכנת משקאות קרים וחמים וכיבוד ממש בכניסה למשרדים. מיקום של בר כזה בכניסה שובר מיד את הקרח,כל אורח מרגיש welcome, שמזמינים אותו להיכנס , לשבת, לשתות ולאכול משהו. גם כאן ויתרו על דלפק הכניסה וההיעדרות של הדלפק יוצרת אוירה משפחתית ולא פורמלית. בתמונה מתחת, סלון-מטבח צבעוני במיוחד.

ביטוי עצמי וייחוד בתוך הארגון

כאשר מאפשרים לכל אחד שמעוניין בכך לבטא את עצמו ואת הייחוד שלו מחזקים את תחושת השייכות וזה אלמנט חשוב ביצירת קהילה. זו אחת הדרכים שבה בחרנו כדי לאפשר ביטוי עצמי : כשנכנסים לקומת המשרדים בבוקר מקבל את פנינו בלוג ענק שהוא לא וירטואלי אלא פיזי, לכל עובד בקומה יש קובייה מסתובבת שעליה הוא מצמיד את המסרים שהוא רוצה להעביר, זה יכול להיות מהעולם המקצועי או האישי שלו. יש גם דלפק קטן לפגישות ספונטניות ומדפים שעליהם אפשר להציג פריטים שונים מהווי החברה או סתם ליופי.

דוגמא נוספת של קוביות בלוק ניתן לראות בכניסה למשרדי מימון ישיר

אמצעי נוסף מעולה הוא קירות תקשורת שעליהם אפשר לשרבט ולצייר כיד הדמיון,

משחק הוא אמצעי מעולה ומהנה לביטוי עצמי. כאן, במקום הביליארד המסורתי מיקמנו לוח מחיק מגנטי עבור משחקי שח ומשחק הרכבת קלסתרונים והרכבת מילים

הגברת תחושת אמון ובטחון באמצעות שליטה ופרטיות

שליטה: תחושה של שליטה היא מאוד חשובה לאדם כדי ליצור הרגשת בטחון בתוך הקהילה.
בפרויקט הקונספט שאתם רואים כאן תחושת השליטה מושגת על ידי אפשרות לכל עובד לסדר את עמדת העבודה שלו לפי מה שעדיף וחשוב בעיניו. עיצבנו את העמדות כך שיש בהן כמה פריטים: לוח מחיק מגנטי מזכוכית, פנל אקוסטי, מדף תצוגה ומדף לצמחיה. כל אחד יכול לבחור מה הוא רוצה להתקין בעמדה שלו ובאיזה סדר ולבחור את הגוונים מתוך סקלת צבעים.

פרטיות בעבודה

כדי להיות פרט יצירתי בתוך קהילה חשוב האיזון בין פרטיות ועבודת צוות. מחקרים הראו שכאשר אין לעובדים פרטיות בצורת חדר פרטי הם יוצרים "קירות בלתי נראים" בצורת הרגלים מוסכמים שהופכי לחלק מהתרבות הארגונית. למשל, נוהג לא לפנות זה לזה ישירות כשיושבים סמוך כדי לא להפריע אלא לשלוח מייל או וואטסאפ. נוהג נוסף נפוץ מאוד הוא ישיבה באופן ספייס עם אוזניות.
כל המנהגים הללו פוגעים מאוד בתקשורת הפיזית בין העובדים.
כדי להגיע לאיזון בין פרטיות לעבודת צוות ולתפקד בצורה אופטימלית במשרדים אנחנו צריכים גם את המקומות שבהם אנחנו יכולים להתרכז, לטעון את עצמנו ולחזור בכוחות מחודשים לקבוצה. ספריה למשל יכולה להיות מקום מפלט מצוין.
אופציה נוספת היא תאי עבודה קטנים, מה שמכונה "תאי טלפון" שאליהם יכולים להיכנס כדי לעבוד בריכוז.
והגישה החדשה-ישנה שחוזרת לעיצוב משרדים היא תכנון משרדים על בסיס חדרים ובנוסף חללי שיתוף ועבודת צוות או חדרי ישיבות קטנים שאפשר להיכנס אליהם לעבודה שקטה או למפגשים קטנים

עיצוב משרדים שמעודד מפגשים אקראיים וחדשנות

אחד הנושאים החשובים שתורמים להעלאת היצירתיות והחדשנות הוא המפגשים האקראיים. מסתבר שככל שהמפגשים הללו רבים יותר עולה החדשנות

אחד החללים היצירתיים ביותר בעולם הוא דווקא בניין כאוטי ולא מתוכנן שנקרא בניין 20  שנבנה בשנות ה40 בMIT  בקיימברידג'. הוא נבנה במהלך מלחמת העולם השנייה כדי לשרת בדחיפות מחקר מכ"ם של בעלות הברית. האגדה מספרת שהוא תוכנן באחר צהריים אחד, היו בו ליקויים חמורים וסוכם שיהרסו אותו מיד אחרי המלחמה. בתחילה הוא אכן שימש לחקר מכ"ם ואחר כך עבר הסבה למשרדים של מדענים או למחלקות באוניברסיטה שלא היה אפוא למקם אותן. בבניין שכנו מחלקות שונות לגמרי זו מזו: מעבדת אלקטרוניקה, מעבדה לחקר גרעיני, מחלקה לבלשנות, סדנה לייצור מכונות, מועדוני סטודנטים, מחלקה לפיתוח מאיץ חלקיקים, סדנה לתיקון פסנתרים ומעבדה לתרביות תאים.
בזכות המפגשים האקראיים בבניין 20 פותחו המצאות פורצות דרך כמו צילום במהירות גבוהה, עקרונות הפיזיקה של פעולת המיקרוגל, משחק הווידאו הראשון, הבלשנות החומסקאית ופיתוח השעון האטומי הראשון.
עשרות שנים מאוחר יותר, סטיב ג'ובס, שהאמין בחשיבות של מפגשים אקראיים ניצח על תכנון הבניין החדש של חברת פיקסר שבבעלותו . הוא ריכז את כל הפונקציות השירותיות במקום אחד: תיבות הדואר, חדרי הישיבות, בית הקפה, חנות המזכרות ואפילו שירותים יחידים בבניין מוקמו שם, כך שכולם נאלצו להיפגש עם כולם במהלך היום.
משתי הדוגמאות הללו וממחקרים שנערכו בנושא מסתבר שריבוי פגישות אקראיות בין אנשים שונים ככל האפשר מעלה את היצירתיות והחדשנות. ככל שההבדלים יהיו גדולים יותר: דת, גזע, מין, מיקום גאוגרפי, תחום עיסוק יש סיכוי טוב יותר ליצירת חדשנות.
אם תחשבו על זה רגע, זה ממש הגיוני. תחשבו על פגישה בין ישראלי ויפני, שתי תרבויות שונות לחלוטין, או אפילו, יפני וברזילאי ,מפגש כזה יצר בין היתר את רשת המסעדות המצליחה סושי סמבה.

איך מיישמים את זה בתכנון המשרדים? כמו שסטיב ג'ובס עשה,
רצוי מאוד לתכנן מקום מפגש אחד שבו כמה שיותר עובדים מהחברה, ממחלקות שונות, ייפגשו לפחות פעם ביום.
יש חברות גדולות שהמשרדים שלהן משתרעים על פני כמה קומות, שקיבלו החלטה עקרונית למקם את הקפיטריה שלהן בקומה אחת בלבד בלי קפיטריות נוספות, זה מגדיל באופן משמעותי את כמות המפגשים וגם מעודד את העובדים להזיז את עצמם, על זה נדבר מאוחר יותר.

בתמונה למטה המסדרון רחב ידיים ונוח לשיחות מסדרון.  המסדרון מעוצב כך שמפגש אקראי במסדרון יכול להפוך בקלות וגם ממש מתוכנן לפגישות בעמידה:stand up meetings.
יש כאן לוח מגנטי מחיק, דלפק קטן וכסאות שמיועדים להישענות ולא ממש לישיבה
מסדרון כזה מזמין לפגישות אקראיות ועובד כמו כל חלל עבודה אחר במשרדים, לא רק כאזור מעבר.

ראינו שמפגשים אקראיים בין אנשים עם רקע שונה ככל האפשר מעלה את היצירתיות. מה לגבי מפגשים אקראיים בין עובדים מאותה מחלקה? ממחקרים עולה שככל שתגדל כמות המפגשים הללו התפוקה תעלה. גם כאן ההיגיון הוא פשוט: ככל שנפגשים יותר הקשר החברתי מתחזק, האינטראקציה בין העובדים עולה ואפשר לסיים משימות במהירות רבה יותר. בעניין הזה יש השפעה גדולה יותר דווקא לקשר פיזי ולא וירטואלי,
כבר בשנת 1977 החוקר תומס ג' אלן בדק איך מרחק משפיע על התקשורת בין עובדים ומצא כי עובדים יצרו תקשורת פי 6 יותר עם עובד המרוחק 3 מ' מהם לעומת עם עובד הממוקם 30 מ' מהם. התקשורת המרובה תרמה להשלמת מטלות בזמן קצר יותר ולעלייה בתפוקה. אפשר לאתגר את הממצא הזה ולטעון שהיום בעידן האינטרנט המפגש הווירטואלי מחליף את המפגש הפיזי, אבל מסתבר שזה ממש לא כך. ד"ר בן וובר, חוקר דפוסי תקשורת בעבודה בדק את צורת התקשורת בימינו  כשהתקשורת הדיגיטלית היא דומיננטית ומצא שגם בעידן האינטרנט יש נטייה ליצור קשר במייל פי 4 עם עובדים שנמצאים פיזית באותו מקום מאשר עם עובדים רחוקים זה מזה פיזית .

סקר מעניין שנערך בשנים האחרונות והתפרסם במאמר בהרווארד ביזנס ריוויו מראה את הקשר המובהק בין עלייה בכמות המפגשים האקראיים לעלייה בתפוקה. גם סקר זה נערך על ידי ד"ר בן וובר. הוא הצמיד תגים סוציומטריים ל50 סוכני מכירות בחברת פרמצבטיקה גדולה. התגים ניטרו את הפעילות של הסוכנים ביום העבודה, כמובן תוך שמירה על אנונימיות. בסקר נמצא שכאשר הגדילו את כמות הפגישות האקראיות ב10% המכירות עלו ב10%
אגב, אחת הסיבות לכך שחברות היום מוכנות להשקיע הרבה יותר בעיצוב המשרדים שלהן היא שמידע מסוג זה שמראה באופן כמותי את היתרונות של משרדים שמעוצבים כדי לעודד שיתוף, היה פעם לא זמין וכעת הוא בהישג יד בגלל האינטיליגנציה המלאכותית שמאפשרת את הבדיקות הללו.

העלאת אופטימיות, התלהבות ו.. יצירתיות באמצעות עיצוב צבעוני

במחקרים שנערכו על גורמים שמעודדים יצירתיות התגלה לא במפתיע שלאופטימיות והתלהבות יש השפעה טובה על יצירתיות.
צבעוניות מתאימה היא אחד הגורמים החשובים ביצירת אוירה של אופטימיות והתלהבות.
בהזדמנות זו אני רוצה לפנות אל האדריכלים והמעצבים ביניכם בקריאה לפעולה:

די לאפור  – אפור הוכח מחקרית כצבע שמעלה תחושת סטרס, מדכא השראה, יצירתיות ותפוקה!!
ואם תחשבו על המקבילה של אפור בטבע, מתי אנחנו רואים אפור? רק ביום מעונן, גשום וסגרירי,
הוא מעודד אמנם רצון להתכרבל אבל לפי המחקרים, לא התלהבות ויצירתיות.
הפרשנות שלי לתוצאות המחקר הזה היא שאפשר להשתמש באפור כרקע אבל לא כצבע יחיד.

אז איזה צבעים כן מעודדים אופטימיות והתלהבות?

צהוב- רעננות ואנרגיה

כתום – אופטימיות והתלהבות

אגב, לגבי צבעוניות ויצירתיות, לא רק אופטימיות והתלהבות מעודדים יצירתיות. יש מחקרים שבהם נראה שכחול וירוק משרים שלווה ורגיעה וגם התחושות האלו מעודדות יצירתיות

חשיבותה של תקרה גבוהה במשרדים מעוצבים

גם העיצוב של החלל יכול להגביר תחושות של אופטימיות והתלהבות. תקרה גבוהה וחלל אוורירי ומואר בתאורה טבעית מגבים את התחושות הללו. דוגמא לחלל כזה אתם יכולים לראות במשרדי UXpert, אחד הפרויקטים האהובים עלי . התקרה היא חשופה לכן גבוהה יותר.
יש כאן גם פתיחות רבה לאור טבעי ולנוף, שני אלמנטים חשובים לעידוד אופטימיות והתלהבות.

ופרוייקט נוסף לדוגמא: משרדי מימון ישיר

משרדים לתכנון אדריכלות נוף, קו בנוף, עם תקרה גבוהה ופתיחות.

לקריאה על ביופילה בסביבת עבודה לחצו כאן

לקריאה על well being בסביבת עבודה לחצו כאן

מעצבים את המשרדים החדשים שלכם? התקשרו לקביעת פגישה לעיצוב המשרדים שלכם כסביבת עבודה מעוררת השראה ומעודדת יצירתיות: 7326997 03     6367133 04
4683066 054