אופן ספייס או חדר פרטי?

עבודה באופן ספייס לעומת עבודה בחדר פרטי

המודל האידיאלי לתכנון סביבת עבודה אולטימטיבית – הוא לאו דווקא מה שחשבתם. תכנון נכון של המשרד חשוב מאוד להצלחת החברה הן בהיבט הכללי והן בהיבט שביעות הרצון של העובדים במשרד. קיים קשר הדוק בין wellbeing להצלחת החברה של עובדי המשרד.  כשהעובדים מסוגלים להתרכז ומצד שני גם נהנים ומרגישים שייכות למקום עבודתם – גדלה תפוקת עבודתם, החדשנות והיצירתיות שלהם, ולכן שביעות רצון העובדים הוא כלי חשוב להצלחת החברה.

מצד אחד יש יתרונות רבים בישיבה באופן ספייס שמאפשרת, לכאורה, זרימה נוחה של מידע ושיתוף, יצירת מפגשים אקראיים, תקשורת נוחה עם אנשי הצוות והמנהלים – ובעקבות כל אלה גם הגברת רמת היצירתיות בחברה. אך אל מול יתרונות אלה קיימים גם חסרונות רבים כמו פגיעה בפרטיות, הפרעות של הקולגות, רעש, הסחות דעת, שפוגעים בשביעות הרצון של העובדים, ולכן הביצועים של העובדים נפגעים גם כן.

מחקרים על צורת העבודה המיטבית

מחקר מיקרוסופט: מחקר שנערך לאחרונה בחברת מיקרוסופט בארה"ב, בדק איך מודל עבודה באופן ספייס לעומת מודל עבודה בחדרים פרטיים, משפיעים על יעילות העבודה ורמת שביעות הרצון של העובדים. המחקר נערך על מהנדסי תוכנה ובקבוצת הביקורת השתתפו עובדי יידע מ-4 תחומים נוספים: עובדי IT, עובדים בעתודה ניהולית, אנשי אופרציה, ואנשי שיווק. השתתפו במחקר 1,159 עובדים, והוא יושם באמצעות שאלונים וראיונות. מהנדסים הם "מצרך" חשוב בכל מקום בעולם, על כן גילו החוקרים עניין מיוחד בצרכים שלהם, לעומת עובדים מתחומים אחרים. מחקר זה הוא הראשון שמתייחס ספציפית למהנדסי תוכנה ויש לו משמעות רבה בישראל, שבה ההייטק הוא מנוע צמיחה משמעותי לכלכלה.

מתוצאות המחקר עולה כי בסביבת עבודה המאפשרת פרטיות – רמת שביעות הרצון ורמת הפרודוקטיביות של מהנדסי תוכנה ועובדי יידע, גבוהות יותר. חדרים פרטיים קושרו באופן מובהק עם היכולת לעבוד ביעילות רבה יותר בקרב כל בעלי התפקידים. עוד עולה מתוצאות המחקר כי מהנדסי תוכנה רגישים יותר מבעלי תפקידים אחרים לעיצוב סביבת העבודה שלהם. הם דיווחו כי רמת שביעות הרצון שלהם תעלה אם ישבו קרוב לחלון, ואם המשרד יכיל רהיטים או דקורציה לטעמם. מהנדסי תוכנה התגלו כרגישים במיוחד להפרעות בסביבת עבודתם,  ולכן יש להם צורך בסימנים או נורמות חברתיות שיבהירו מתי ניתן להפריע להם ומתי לא, כך תעלה רמת שביעות רצונם ויעילות עבודתם.

על פי המחקר, המודל האידיאלי של סביבת העבודה למהנדסי תוכנה כולל חדרי עבודה פרטיים לכל חבר צוות, ובסמוך לחדרים הפרטיים – אזור ישיבה משותף, כשנדרשת עבודת צוות. מומלץ להוסיף חללים ציבוריים משותפים כגון קפיטריה, חדר למנוחה וכו', שם ניתן לקיים פגישות לא רשמיות.

מחקר הרווארד: הטכנולוגיות המשוכללות של machine learning  מאפשרות היום לבדוק ולנטר את פעילויות העובדים בסביבת העבודה ולהסיק מסקנות מרחיקות לכת לגבי נושאים שנחשבו עד כה כקונצנזוס. ב-2011 הוקמה חברת סטארט-אפ שהתהוותה במעבדות MIT בבוסטון שמומחיותה ניטור פעילויות העובדים תוך שמירה על פרטיותם. החברה מייצרת ומפעילה תגים אלקטרוניים חכמים שמנטרים את הפעילויות השונות של העובדים כגון, היכן הם נמצאים פיזית , משך השיחות שלהם, טון הדיבור במהלך השיחות ופרמטרים נוספים שאינם מזוהים אישית. אם נצא מנקודת הנחה שנושא הפרטיות בניטור מסוג זה פתור ואין פגיעה בפרטיות העובדים, הרי לפנינו כלי רב עוצמה וייחודי להבנת התרבות הארגונית של החברה וכיצד חלל העבודה משנה ומעצב את ההתנהגות הארגונית.

המחקר המרתק ביותר שבוצע עד כה באמצעות התגים האלקטרוניים נערך על ידי חוקרים מאוניברסיטת הרווארד, פורסם ב-2018 ויצר הדים בעולם כולו. המחקר גילה כי דווקא בחללי אופן ספייס רמת התקשורת בין העובדים יורדת ב70% ביחס לעבודה בקיוביקס (עמדות עבודה סגורות למחצה) ובאותו זמן עולה התכתובת במיילים בשיעור דומה אך היעלות הכללית של עבודת הצוות נפגעת. מסקנת החוקרים היא שהעובדים שרוצים לשמור גם על פרטיות חבריהם וגם על הפרטיות שלהם עצמם נמנעים מתקשורת מילולית ישירה ומעדיפים ליצור קשר במיילים .
מחקר הרווארד הוא דוגמא ניצחת להשפעה העצומה שיש לסביבת העבודה על דפוסי התנהגות ארגונית ומצביע על הצורך לערוך מחקרים נוספים כדי להבין באופן מדעי את הקשר בין סביבת העבודה ופרמטרים של הצלחת הארגון כגון שביעות רצון ותפוקה.

במאמר שהתפרסם בהווארד ביזנס ריביו – נמצאה שיש חשיבות גדולה ל-3 משתנים עיקריים: קירבה, פרטיות והרשאה. גם במחקר זה מסקנות החוקרים הן – שלצד הקרבה הנוצרת בחללי אופן ספייס, שתורמת לייעול עבודת הצוות, חייבים להיות אזורים פרטיים בהם יוכלו להתרכז ללא הפרעה, ולהפיק את המיטב מעבודה פרטנית. פרטיות מאפשרת חופש ביטוי ויצירתיות. מתוצאות המחקר עולה כי רמת שביעות הרצון, כמו גם רמת הפרודוקטיביות של כל בעלי התפקידים בהייטק – גבוהות יותר ככל שניתנת להם האפשרות לעבוד בסביבת עבודה שמאפשרת פרטיות ואפשרות להימנע מהפרעות מצד הסובבים אותם.  עבודה בחדרים פרטיים מייעלת ומגדילה את תפוקת העבודה, ורמת שביעות הרצון של העובדים עלתה. האלמנט השלישי ומכריע ביצירת תקשורת טובה ובתחושת החופש הוא ההרשאה, שפירושה מתן אישור של המנהלים, אם הוא מפורש או מתבטא בהתנהגותם, שמאפשר לעובדים לקיים אינטראקציה חופשית בינם לבין עצמם.

מסקנות אופרטיביות – המחקר הזה, שהתבצע לפני מחקר מיקרוסופט, מאשש ונותן תוקף למסקנות: כדי למקסם את יתרונות הישיבה באופן ספייס, ראשית יש לטפל באקוסטיקה. ההשקעה בתקרות או קירות באופן מקצועי מוכיחה את עצמה ומאפשרת תקשורת פתוחה ויעילה עם הפרעה מינימלית לאחרים.

כיצד לשפר את שביעות הרצון של העובדים באופן ספייס?

גם כאשר עובדים באופן ספייס על יתרונותיו וחסרונותיו, ניתן לשפר את תנאי העבודה ובכך לעלות את רמת שביעות הרצון ותפוקת העבודה. על פי המחקר של מיקרוסופט, אפשר להשיג זאת באמצעות שימוש בפרסונליזציה במקום הישיבה של העובדים, שמשמעו להפוך את אזור העבודה ליותר אינטימי ואישי. על פי ממצאי המחקר עלה כי 67% מהעובדים משתמשים בפרסונליזציה, ומספרן של נשים גדול מזה של גברים: 76% לעומת 63% בהתאמה.

ניתן ליישם את רעיון הפרסונליזציה במספר דרכים. למשל, שימוש בכוסות קפה מהבית (60%), תליית תמונות אישיות או משפחתיות (66%), תליית פרסים או אותות וציונים לשבח (62%), וטיפול בצמחים (16%), ועוד אלמנטים נוספים שהופכים את פינת העבודה לאישית יותר. בנוסף, דווח במחקר שרמת שביעות הרצון העובדים עלתה, כשהושיבו אותם ליד לחלון.

מסקנות עיקריות

לסיכום, אלו המסקנות המרכזיות העולות מהמחקרים בשנים האחרונות:

• כדי להגביר שביעות רצון ותפוקת עבודה של עובדי יידע בכלל ומהנדסי תוכנה בפרט, רצוי לבצע עבודה שדורשת ריכוז בחדרים פרטיים.
  .
• הקצאת חדרים פרטיים אופטימלית היא חדר לכל עובד, או לשניים עד ארבעה עובדים בלבד.
  .
• בישיבה בסמוך לשאר חברי הצוות ולמנהלים, מהנדסי תוכנה ועובדי יידע רואים חשיבות רבה וערך רב על מנת לייעל את עבודת הצוות שהיא חלק ממכלול עבודתם.
  .
• קביעת סימנים מוסכמים מתי ניתן להפריע. כדי שמהנדסי תוכנה ועובדי יידע יוכלו לעבוד ללא הפרעה או בהפרעה מינימלית, יש לפתח תרבות ארגונית שבה קובעים סימנים מוסכמים מתי ניתן להפריע.
  .
• – פרסונליזציה – עוזרת להגברת שביעות רצון העובדים ובעקבותיה לעליה בתפוקה.

לקריאה נוספת על מחקר מיקרוסופט היכנסו