עיצוב משרדים – סקר שביעות רצון

סקר שביעות רצון עובדים במשרד ההיברידי נערך בישראל ונועד כדי להבין את הלך הרוח של עובדים ומנהלים בישראל לגבי סביבת העבודה ההיברידית המיטבית. 
בהתאם למסקנות הסקר מוצגת לכם בסוף המאמר תכנית קונספט תכנון משרדים ייחודית שפותחה על ידי מיכל רוזן לפי מודל העבודה ההיברידי שככל הנראה יהפוך למודל העבודה המוביל בארגונים.

אודות הסקר

את הסקר הפקנו: ד"ר גלית סיני קרמונה, סוציולוגית ומתודולוגית של סקרים בארגונים ומיכל רוזן מעצבת משרדים, בוגרת מדעים ואסטרטגית של סביבת העבודה. הסקר נערך בשיתוף עם הפאנל האינטרנטי סקרנט.
השתתפו 300 עובדים\ות ו50 מנכ"לים\יות וסמנכ"לי\יות משאבי אנוש.

מטרות הסקר

ארבע מטרות הסקר הישראלי על סביבת העבודה:
1. לבחון מהם המודלים של סביבת העבודה הפיזית בימים אלו ועמדות עובדים ומנהלים לגבי המודל
האופטימלי.
.
.2. לבדוק עמדות עובדים ומנהלים לגבי שתי הנחות בסיסיות שלנו על סביבת העבודה:
א. סביבת העבודה האופטימלית צריכה לאפשר איזון בין פרטיות לשיתוף.

ב. האיזון יושג באמצעות שילוב של חללים משותפים שבהם יבוצעו משימות הקשורות לעבודת צוות
ולשיתוף, עם חדרים פרטיים, כלומר, חדר לכל עובד, גם אם מידותיו מינימליות, לביצוע עבודות
הדורשות ריכוז.
.
3. לבחון עמדות עובדים ומנהלים לגבי האופן המיטבי בו תתבצע בעתיד העבודה במשרד ההיברידי.
.
4. להציע קונספט תכנון מתאים למסקנות הסקר ולהציג תכנית רעיונית למשרד ההיברידי העתידי.

נושאי הסקר

מודל העבודה השכיח

שאלה: האם בימים אלו רוב העובדים בחברה שלך..

תשובה:
כמעט מחצית העובדים  (47%) עובדים במודל ההיברידי, 36% עובדים רק מהמשרד ו17% רק מהבית.

סביבת העבודה המיטבית

שאלה: מהי לדעתך צורת העבודה העתידית "הנכונה ביותר"?

תשובה:
61% מהעובדים ו76% מהמנהלים סבורים שמודל העבודה ההיברידי הוא מודל העבודה העתידית הטוב ביותר.

שאלה: איך היית מתאר\ת את סביבת העבודה המשרדית בארגון שלך? 

תשובה:
מתוצאות הסקר עולה ששלוש צורות העבודה השכיחות ביותר הן:

• שילוב של חדרי עבודה פרטיים עם חללים משותפים.(26% )
  .
• חדרים משותפים ל2-3 עובדים ( 22% )
  .
• חללי עבודה משותפים פתוחים (17% )

עם זאת, סביבות עבודה אלו אינן נתפסות כאופטימליות.

שאלה: באיזו סביבת עבודה משרדית היית מעדיף\ה לעבוד?

תשובה:
סביבת העבודה שהעובדים תופסים כמיטבית היא חדר עבודה פרטי (49%). בפער גדול אחריו מדרגים 14% את החדר המשותף ובמקום השלישי, 12% מהעובדים מעדיפים שילוב של חדרים פרטיים עם אזורים משותפים.

הפער בין עמדות מנהלים לעמדות עובדים

מעניין לציין שקיים פער גדול בין עמדות מנהלים ועמדות עובדים לגבי סביבת העבודה המיטבית. בעוד
ש49% מהעובדים חושבים שחדר עבודה פרטי לכל עובד הוא אופטימלי לעבודה רק 11% מהמנהלים חושבים כך.
ובעוד ש12% מהעובדים בלבד מצדדים בשילוב של חדר פרטי למנהלים עם אזורי עבודה משותפים (פתוחים) לעובדים שאינם בכירים, 60% מהמנכ"לים וסמנכ"לי משאבי אנוש חושבים שזו סביבת העבודה המיטבית.
הנתונים לגבי הפערים בין עמדות מנהלים ועובדים אינם מופיעים בגרפים כאן אבל התפרסמו בכתבה בגלובס  בע' 29 במהדורה המודפסת שניתחה את הסקר.
הפער הגדול הזה משקף את הקונפליקט הטבעי בין עמדות מנהלים לעובדים. לדעתנו, ככל שההבנה בהנהלת ארגונים שהצורך בחדר פרטי לעובדים הוא אמתי ונובע מצרכים בסיסיים תחלחל ותשמש נקודת מוצא לתכנון סביבת העבודה העתידית אפשר יהיה להגיע לעיצוב משרדים אפקטיבי ומחבר יותר בין הארגון לעובדים.

סוגי חללים במשרדים והתאמתם ליעדים ולמשימות

שאלה: אפוא לדעתך עובדים יכולים לממש יותר את היעדים הבאים?

תשובה:
לגבי כל יעד מפורט כאן אזור העבודה שהוגדר כיעיל ביותר על ידי הנשאלים ומהו אחוז הנשאלים שהצביעו על היעד הזה:

• .פרודוקטיביות – בחדר פרטי במשרד – 44%
  .
• עבודת צוות, שיתופיות בין עמיתים – בחלל משותף במשרד – 67%
  .
• יצירתיות, חשיבה מחוץ לקופסא, יזמות – בחלל משותף במשרד – 47%
  .
• תחושת מחוברות לארגון – בחלל משותף במשרד – 55%
  .
• שביעות רצון מהתפקיד, מימוש עצמי – בחדר פרטי במשרד – 36%
  .
• קשר עם מנהל\ת ישיר\ה – בחלל משותף במשרד – 34%
  .
• תחושת שייכות לארגון, לאנשים, לרעיונות – בחלל משותף במשרד – 55%
  .
• תקשורת, העברת מידע וזרימת מידע – בחלל משותף במשרד – 58%
  .
• יחסי חברות בין עובדים – בחלל משותף במשרד – 70%

חללי עבודה פתוחים – אופן ספייס (6%) שיטת העמדה החמה (4%)  ועבודה בקיוביקלס ( 3% ) נמצאו הכי פחות אהודים בקרב העובדים ואינם מתאימים לכל היעדים שהוגדרו.

הנתונים הללו מצביעים על כך שדרושה בחינה יסודית ומעמיקה לפני קבלת החלטות לגבי תכנון סביבת העבודה העתידית, במיוחד, כאמור, כיון ששביעות הרצון של העובדים היא פרמטר חשוב לשימור עובדים והתגלתה במחקרים גם כקשורה לתפוקת עבודה גבוהה יותר.
הסקר מראה מורכבות בצרכי העובדים שאי אפשר לפתור אותה בחללים המיועדים לסוג אחד בלבד של משימות. לכן, גם אם חברות יתחילו לאמץ את המודל של חדר פרטי לכל עובד, עדיין, עבודה בחדרים פרטיים לבדה אינה מספקת לפי הסקר את סביבת העבודה המיטבית!

מחקרים נוספים מהעולם על פרטיות ושיתוף במשרדים

הממצאים הללו תואמים ממצאים של מחקר שהתבצע במרץ 2019 במכון המחקר של מיקרוסופט בו לקחו חלק כ250 עובדים במטה החברה בסיאטל. במחקר זה מצאו החוקרים ששביעות הרצון ותפוקת העבודה של מהנדסי תוכנה ועובדים בארבעה תחומים נוספים: תכנון פרויקטים, תפעול מחשוב, שיווק ותוכנית עסקית ואופרציות הן הגבוהות ביותר כשהעובדים מבצעים את העבודה הפרטנית בחדר פרטי ואת עבודת הצוות בחלל משותף.
.
ומה קורה לשיתוף ולתקשורת הפיזית בין העובדים כאשר הם עוברים לעבוד במשרד פתוח? מחקר שבוצע ב2018 על ידי חוקרים מהרווארד גילה כי התקשורת הפיזית דווקא ירדה ב72% כאשר עובדים עברו לעבוד במשרד פתוח אחרי שנהגו לעבוד בקיוביקלס והתקשורת הדיגיטלית עלתה ב56%!
.
את הממצאים המפתיעים הללו אפשר להסביר בכך שהעובדים שפרטיותם ויכולת העבודה הפרטנית שלהם נפגעו, הגיבו על ידי יצירת "קירות בלתי נראים" , כלומר, יצרו תרבות ארגונית שמעודדת תקשורת דיגיטלית במקום תקשורת פיזית כדי להגן על עצמם מהסחות דעת והפרעות. אם תסיירו במשרדי הייטק רבים ותראו את העובדים מדור הZ וגם מדורות אחרים חמושים באזניות, תקבלו מושג עד כמה חוסר האיזון בין פרטיות לשיתוף במקומות עבודה שמבוססים על חללים פתוחים בלבד פוגע לא רק ביכולת לעבודה פרטנית אלא גם בשיתוף, בעבודת הצוות ובטיפוח קהילת עובדים.

מסקנות מתוצאות הסקר בישראל והמחקרים מהעולם

המחקר המעניין מהרווארד מעלה נקודה נוספת למחשבה:  באופן אינטואיטיבי היינו יכולים לחשוב שמשרדים פתוחים יעודדו שיתוף ותקשורת פיזית אבל כשבודקים את הנושא באופן מעשי באמצעות מחקר מגלים שמושגת התוצאה ההפוכה. המחקר מדגים עד כמה חשוב לבצע מחקרים ועליהם לבסס את אפיון סביבת העבודה לארגונים ולא להסתמך על אינטואיציות, תיאוריות ותחושות בטן ללא בדיקה שתאושש אותן.
.
והמסקנה האופרטיבית מהסקר ומתוצאות מחקרים מהעולם:
בעוד שחדר פרטי  לכל עובד הוא אופטימלי לפרודוקטיביות ולעמידה במשימות וביעדים לפי 44% מהנשאלים וכן לשביעות רצון מהתפקיד ומימוש עצמי לפי 36% מהנשאלים, המשימות המשותפות: עבודת צוות, שיתוף ויצירתיות, יצירת תקשורת טובה ויחסי חברות בין עובדים וטיפוח תחושת השייכות והמחוברות לארגון יתבצעו לדעת העובדים והמנהלים כאחד טוב יותר בחלל העבודה המשותף.
מכאן שכדי לאפשר לעובדים לעבוד באופן אופטימלי בכל תרחישי העבודה הנדרשים היום כחלק משגרת העבודה לא די בחדרים פרטיים בלבד או בעבודה בחלל פתוח בלבד אלא צריך לשלב את שתי הפונקציות כחלק ממבנה המשרדים.

למרות הממצאים החשובים הללו נראה היה לפני פרוץ הקורונה לחיינו שהגשמת המודל האופטימלי היא בגדר חלום רחוק לרוב הארגונים כיון שהיא דורשת הקצאת שטחים גדולה משמעותית מזו שנהוגה ברוב הארגונים בעולם היום. ארגונים שביססו את משרדיהם על מתודולוגיה של משרד פתוח – אופן ספייס,  התקשו לעשות תפנית חדה ולהקצות חדר לכל עובד גם אם היו מודעים לצורך.

לא רק זאת, המגמה בין 2010 ל2020 היא צמצום מתמיד של שטחי העבודה הפרטיים ודגש על שטחי עבודה משותפים. לפי מכון המחקר של משרד האדריכלות הגדול בעולם, גנסלר, בעוד שב2010 שטח פרטי ממוצע לעובד היה 6 מ"ר, ב2015 הצטמצם השטח ל4.5 מ"ר בלבד והמגמה נמשכה עד שנת 2020.
באופן מפתיע, דווקא מגפת הקורונה יצרה חלון הזדמנות נדיר לממש את המודל האידיאלי של המשרדים באמצעות המעבר למשרד ההיברידי.

סגנון העבודה ההיברידי ועבודה בחדר פרטי

איך מודל העבודה ההיברידי יכול לסייע לארגונים לממש את חזון המשרד האידיאלי שיש/ בו גם חדר פרטי לכל עובד וגם חללי שיתוף ועבודת צוות?
כיון שבמודל ההיברידי מגיעים למשרד הפיזי בכל יום בשבוע רק אחוז מסוים מהעובדים, נניח שליש מהעובדים, אפשר להסתפק בשליש ממספר החדרים שהיינו צריכים להקצות לו כל העובדים היו מגיעים מידי יום למשרדים.
כמובן שצריך לקחת בחשבון תרחישים שבהם ייתכן שכל העובדים יצטרכו להגיע ביום מסוים למשרדים כדי שכולם ייפגשו ובמטרה להדק את הקשרים ביניהם ולגבש את העובדים לקהילה. יחד עם זאת, סביר שניתן יהיה לפתור את הנושא גם במקרה הזה, למשל, על ידי קבלת החלטה שביום כזה מגיעים למשרדים רק לצורך פגישות ועבודת צוות.
באופן כללי,  גם כשהעובדים מגיעים למשרד בימים מסויימים בשבוע, הם מגיעים בעיקר לצורך עבודת צוות ושיתוף כיון שככל הנראה יוכלו לבצע את העבודה הפרטנית מהבית.
כדי לעזור לארגונים לקבוע מהו היחס המשוער הרצוי במשרדים בין משימות הדורשות עבודה בריכוז לעומת כאלו הדורשות עבודת צוות ושיתוף במודל העבודה ההיברידי, שאלנו את העובדים האם לדעתם יוכלו לבצע הפרדה בין משימות הדורשות עבודה פרטנית בריכוז לבין משימות הדורשות עבודת צוות ושיתוף ולבצע עבודה אישית רק בבית ועבודת צוות רק במשרד.

שאלה: האם לדעתך המודל העבודה ההיברידית תצליח\י לחלק את העשייה שלך לעבודה אישית בבית ולעבודת צוות במשרד?

תשובה:
63% מהעובדים חושבים שיוכלו להפריד בין שני סוגי המשימות ולבצע את העבודה הפרטנית מהבית בלבד. יחד עם זאת 27% אינם בטוחים בכך.
.
המעבר לעבודה מהבית בחלק מימי העבודה מאפשר ביצוע חלק ניכר מהעבודה הפרטנית מהבית. בנוסף, כיון שרוב העובדים סבורים שיוכלו להפריד בין עבודה פרטנית בבית לעבודת צוות ושיתוף במשרד נראה שאפשר יהיה להסתפק בחדר פרטי קטן מאוד לכל עובד למספר שעות מצומצם כאשר הוא מגיע למשרד.
שיקול נוסף לגבי מספר החדרים הפרטיים שיש להקצות בכל ארגון הוא מספר העובדים המגיעים למשרד בכל יום לפי מודל העבודה ההיברידי.
.
גודל החדרים שיש להקצות לעובדים הוא גורם מכריע בשאלה אם ניתן יהיה להקצות חדר לכל עובד.
.
שאלנו את המנכ"לים וסמנכ"לי משאבי אנוש האם עדיף לדעתם להקצות חדרים מרווחים גם אם המשמעות היא שלא כל עובד יקבל חדר או להקצות חדר לכל עובד גם אם הוא קטן מאוד.

שאלה: בסביבת עבודה ארגונית שמעוצבת כחדרים פרטיים – מה יותר חשוב לדעתך?

תשובה:49% חשבו שצריך שהחדרים יהיו כמה שיותר גדולים גם אם המשמעות היא שלא לכל עובד יהיה חדר פרטי. הרוב, 51%, חשבו שצריך שיהיו לכמה שיותר עובדים חדרים פרטיים גם אם המשמעות היא שהחדר יהיה קטן מאוד.
.
כדי לקבוע את גודל החדר הרצוי הסתמכנו על ההשערה שרוב העבודה הפרטנית מבוצעת בבית ולפי תוצאות הסקר נשער שניתן להפריד בין משימות הדורשות ריכוז שתבוצענה בבית לבין משימות שיתוף ועבודת צוות במשרד כך שככל הנראה החדר הפרטי ישמש כל עובד למספר שעות קטן יותר ביחס למה שהיה נהוג במשרד רגיל.
בהתאם לכך הנחנו שגם חדר קטן מאוד במשרד יוכל להספיק למילוי המשימות הדורשות שקט וריכוז.

כדי לבחון את עמדות המנהלים לגבי גודל החדר המתאים הגדרנו בסקר 3 גדלי חדרים אפשריים.

שאלה: בסביבת עבודה ארגונית שמעוצבת כחדרים פרטיים – איך היית מדרג\ת את האופציות הבאות מבחינת גודל החדר הפרטי?

תשובה:
מצאנו שרוב המנכ"לים וסמנכ"לי משאבי אנוש סבורים שחדר בשטח  5 מ"ר הוא מספיק (74%) אבל שטח של 2.4 מ"ר לחדר – מקביל לשטח של עמדת עבודה סטנדרטית היום במשרד פתוח, רק עם קירות ודלת – הוא קטן מידי (68%).
.
כדי לבחון אפשרות לשיפור חדרים קטנים מאוד בדקנו האם שקיפות של החדר בשילוב עם אפשרות להצללה על ידי וילון יכול לתרום לשיפור חוויית העבודה גם בחדר קטן מאוד.

שאלה: בסביבת עבודה ארגונית שמעוצבת כחדרים פרטיים – האם לדעתך עיצוב החדר הפרטי כחדר שקוף (עם אופציה להצללה) משפיע לחיוב על חוויית העבודה בחדר פרטי קטן?

תשובה:
רוב המנכ"לים וסמנכ"לי משאבי אנוש (57%) חושבים שחדר שקוף אכן משפר את חוויית העבודה, 29% אינם בטוחים ורק 14% חושבים ששימוש בקירות שקופים אינו מנטרל את אי הנוחות שבחדר קטן מאוד.

תוצאות הסקר שתאמו במידה רבה את תוצאות המחקר שבוצע במיקרוסופט שתיארתי למעלה, נתן מושג והתווה את הדרך לאפיונים המרכזיים של המשרד העתידי.
לצורך שרטוט קווי המתאר של המשרד העתידי המיטבי באופן כללי נגדיר כמה נתונים בסיסיים שכמובן יש להתאים ספציפית בכל ארגון בהתאם לצרכים ולאפיונים שלו.
נניח שבכל יום נתון מגיעים למשרדים לא יותר ממחצית מספר העובדים, בהתאם לכך נראה שהקצאת מספר חדרים כמספר מחצית ממספר העובדים יכולה להספיק כדי שכל עובד יוכל לקבל חדר פרטי ביום שבו הוא מגיע למשרד.
כיון שהחדר יהיה שייך לעובד לימים מוסכמים בלבד ולעובד אחר בימים אחרים יש לדאוג לאפשרות לאחסון פריטים אישיים שהעובד יוכל להציב על שולחנו ביום שבו הוא מגיע למשרד ובכך ליצור לעצמו מרחב פרטי ופרסונלי.
בהתאם להשערה שבמודל העבודה ההיברידי יגיעו למשרד לכל היותר מחצית ממספר העובדים או פחות בכל יום, אפשר יהיה לבנות את המשרד המיטבי ללא הגדלת שטחים שהייתה נדרשת כאשר העובדים נמצאים רק במשרדים ואינם עובדים מהבית ובמקרים רבים גם בשטח מצומצם יותר.

מדדים נוספים לפרודוקטיביות

שאלה: באיזו מידה לדעתך המאפיינים הבאים של סביבת העבודה האישית שלך משפיעים על רמת הפרודוקטיביות שלך (ביצוע משימות, עמידה ביעדים) ?

תשובה:
במקום הראשון, נוחות מבחינת טמפרטורה, מיזוג אויר ואוורור חיצוני. אחריו לפי הסדר: נוחות ישיבה וארגונומיה, רמת פרטיות, איכות תאורה מלאכותית, רמת רעש, כמות תאורה טבעית, קירבה לחלון.

סביבות עבודה פחות יעילות

במקומות האחרונים בכל המדדים אפשר כאמור למצוא את שיטת העבודה בעמדה חמה ואת העבודה מהבית שלגביהן העובדים הביעו שביעות רצון מועטה.
שיטת העבודה בעמדה חמה נתפסת כבעלת היעילות הפחותה ביותר מבחינת פרודוקטיביות: 4% בלבד
אבל גם לגבי הפרמטרים שלשמם נועדה השיטה: עבודת צוות, יחסי חברות בין עובדים, תקשורת, תחושת שייכות, מחוברות לארגון ויצירתיות היא משיגה את ההישגים הדלים ביותר, בין 6-8% לעומת 47-70% בחלל עבודה משותף במשרד.
.
תוצאות הסקר בישראל תומכות בתוצאות סקר שערכו בגנסלר בתחילת 2020 לגבי שביעות רצון עובדים  מעבודה בשיטת העמדה החמה. כ10% מכוח העבודה בארה"ב כבר עובד בשיטה זו אך בסקר שכלל למעלה מ5000 עובדים ברחבי ארה"ב, רק 24% מהעובדים חושבים שהשיטה יעילה.  עובדים בשיטה זו בארה"ב מדווחים על פרודוקטיביות נמוכה יותר ועל חווית עובד פחות טובה.
.
הפרדוקס באימוץ שיטת העבודה בעמדה החמה הוא הסתירה הבולטת בין המסרים של מנהל או מנהלת משאבי האנוש בארגון שעושים מאמצים רבים ליצור פרסונליזציה ולתת לעובדים תחושת ייחוד, לבין תחושת האנונימיות, חוסר שביעות הרצון וחוסר השייכות של עובד או עובדת בשיטת העמדה החמה שבפועל אין להם עמדת עבודה אישית. לכן לפני שמאמצים את השיטה כדאי לבדוק דרכים לפצות על העדר שטח פרטי של העובדים באמצעות יצירת פרסונליזציה בשטחים הציבוריים, למשל על ידי קירות תקשורת.
.
בדומה לכך, גם עבודה מהבית זוכה למדדים נמוכים, אפילו יותר מאשר שיטת העמדה החמה. 1-7% בכל המדדים פרט למדד של פרודוקטיביות ועמידה במשימות ויעדים שעומד על 13%.
צריך לזכור שהמחקר בוצע בתקופת הקורונה. העובדים חווים הפרעות רבות של ילדים שנמצאים מחוץ למסגרות החינוכיות, בני זוג שעובדים מהבית, או תנאי עבודה שאינם הולמים. בנוסף, עבודה מהבית יוצרת ניתוק חברתי שמגביר את תחושת הבדידות והיא גם מקשה מאוד על איזון בין החיים הפרטיים לחיי העבודה, במיוחד עבור דור המילניום ודור הZ.

מסקנת הסקר – יש לעצב את המשרד ההיברידי המיטבי על בסיס מחקר

הסקר על עמדות מנהלים ועובדים לגבי סביבת העבודה הפיזית הישראלית הוא דוגמא נוספת לחשיבות המדידה האמפירית בתכנון סביבת העבודה.
ראינו בסקר שתיאוריות על מתודולוגיות עיצוב שונות שיכולות להיראות נפלא על הנייר, נכשלות במבחן המציאות והמחקר. דוגמא בולטת בתחום שביעות הרצון של העובדים מסביבת העבודה היא התיאוריה על הגברת שיתוף במשרד הפתוח או בשיטת העמדה החמה. שביעות הרצון של המנהלים משיטות עבודה שמבוססת על תיאוריה כזו או אחרת מבלי שהמנהלים התנסו בשיטות אלו בפועל עומדת בסתירה לחוסר שביעות רצון העובדים! מחקרים וסקרים יכולים לתת מידע רב ערך וחיוני להצלחת הארגון. לכן, במקביל להתבססות על מחקרים גלובליים שבודקים מגמות כלליות, כמו למשל, השפעת חדר פרטי על שביעות רצון ותפוקה, על ההחלטות התכנוניות להיות מגובות בסקרים ומחקרים שיבצע כל ארגון כדי להבין את הצרכים הייחודיים שלו לפני שמתכנסים לפרוגרמה תכנונית לעיצוב המשרד ההיברידי.
.
ראינו גם את הקשר ההדוק בין עיצוב סביבת העבודה לבין שביעות רצון, מחוברות ותפוקה של עובדים. מכאן אפשר להסיק שמנהלות ומנהלי משאבי אנוש צריכים להיות מחוברים באופן רציף ושוטף לכל התהליכים של תכנון פרוגרמה עבור משרדי הארגון כדי לדאוג שהתכנון יבטא את רחשי ליבם של העובדים. במידת האפשר, הדרך הטובה ביותר לתכנון משרדים היא שיתוף העובדים ומציאת פתרונות יחד עם ההנהלה בתקשורת פתוחה וכנה.
.
ואכן, אפשר לראות שחברות רבות כבר מבצעות מחקרים וסקרים פנים ארגוניים לגבי סביבת העבודה הפיזית.
בסקר שערכה חברת הנדל"ן CBRE ביוני 2020 השתתפו 126 מנהלי נכסים גלובליים, רובם מחברות פורטון 500 ופורטון 100. 39% מהם ציינו שהם מבצעים מדידות של השפעת עיצוב משרדיהם על מחוברות העובדים ו17% מודדים את השפעת סביבת העבודה על התפוקה.
.
הפתרון המקצועי והטוב ביותר להערכתנו לתכנון סביבת העבודה הוא ביצוע מחקר ממשי על אפיונים שונים של המשרד ההיברידי שרוצים ליישם בארגון לפני יישום מתודולוגיה ועיצוב כלשהם.

סקר פיזי – משרד קונספט ומשרד ביקורת

דרך מצוינת לבצע מחקר כזה מיושמת על ידי חוקר הרווארד וM.I.T.  ד"ר בן וובר.
וובר מסייע ללקוחותיו לקבל החלטות חשובות לגבי תכנון משרדיהם. לפני ביצוע הקמת משרדים הלקוחות מקימים משרד קונספט ומשרד ביקורת בשטחים קטנים כאשר כמשרד הביקורת יכול לשמש חלק ממשרדי החברה הקיימים. וובר בודק במשך חצי שנה את תפקוד שני המשרדים בהתאם לפרמטרים שונים. אחרי חצי שנה הוא עורך השוואה בין "ביצועי" שני המשרדים כדי לראות האם משרד הקונספט אכן גרם לעובדים לתפקד טוב יותר במסגרת המדדים שנבדקו. רק כאשר התשובה היא חיובית מקבלים לקוחותיו אור ירוק לצאת לדרך ולבנות את משרדיהם. שיטה זו יכולה לחסוך הון עתק לחברות שמתכוונות לבנות קמפוסים ובנייני חברה ייעודיים ומתאימה גם למשרדים בשטחים של 1000 מ"ר ומעלה.

הצעה לקונספט עיצוב משרדים חדשני

התוכנית שאני מציגה כאן מבוססת על מודל עבודה בחדרים פרטיים עבור עבודה פרטנית של כל עובד\ת ובחלל שיתופי עבור החלקים של העבודה הדורשים עבודת צוות. הקונספט התכנוני תוכנן בהתאם לתמהיל העבודה הצפוי במשרדים בשיטה ההיברידית.
תאי העבודה (שיכונו כאן "החדקטים" : ) המוצגים בתכנית הקונספט הם בגודל מינימלי: מעין עמדת עבודה פתוחה, אבל עם קירות שקופים ואפשרות להורדת וילון לקבלת פרטיות מרבית.  מומלץ לשלב בין החדקטים צמחיה שגם הוכחה מחקרית כמפחיתה סטרס ומעלה יצירתיות ב15%, wellbeing  ב 15% ותפוקה ב6% וגם תיצור תחושה של פינה פרטית נעימה.

באופציה הראשונה המוצגת למעלה אפשר לראות תכנון של משרדים בשטח כ300 מ"ר שבשיטת העבודה הישנה של משרד פתוח היו מספיקים ל30 איש בערך. גם כאן המשרד מיועד להספיק ל30 איש שמגיעים כמה ימים בשבוע למשרדים. המשרדים מתוכננים לפעילות של שיתוף ועבודת צוות בחללים פתוחים ובחדרי ישיבות ומצוידים גם בתאי טלפון לפגישות זום שקטות. 14 החדקטים המפוזרים בחלל מיועדים לסיטואציה שבה כמחצית העובדים מגיעים בכל יום למשרדים. אם יגיעו פחות ממחצית העובדים למשרדים בכל יום אפשר יהיה להסתפק במספר קטן יותר של חדקטים ואף לצמצם את שטח המשרדים

באופציה השנייה והשלישית המוצגות למעלה המשרדים הם באותו שטח, כ300 מ"ר אך מכילים 16 או 19 חדקטים במתכונת של תכנון חסכוני יותר בשטח. התאים מפוזרים בחלל במבנה המיועד לצוותים. גם כאן התוכנית מבוססת על הגעתם של יותר ממחצית העובדים למשרדים בכל יום כך שבמידה שמגיעים פחות אפשר לצמצם את שטח המשרדים.

אלמנט חשוב שאני מציעה בתכנון סביבת העבודה המשולבת חדרים פרטיים עם חללים לעבודת צוות ושיתוף הוא יצירת גמישות של החלל על ידי אלמנטים ניידים. כלומר, שימוש בחדקטים על גלגלים וכך אפשרות לשינוי תכנית המשרדים בהתאם לפרויקט שהארגון מבצע בתקופה מסוימת ואפשרות לארגון מחדש מהיר של צוותי העבודה בכל תקופה נתונה.
הגמישות הזו יכולה להיות קריטית להצלחת ארגונים שעובדים על בסיס פרויקטים משתנים וצריכים לבנות כל פעם צוותי עבודה חדשים ויכולה גם לאפשר רב שימושיות בחללים לצרכים מגוונים.

איך ממשיכים מכאן?

מסתמן שעבודה בשיטה ההיברידית היא כאן כדי להישאר, זו שיטת העבודה המורכבת ביותר שהומצאה עד כה ולכן לדעתנו יש חשיבות רבה אף יותר להתבססות על עיבוד מידע פנים ארגוני, על סקרי שביעות רצון עובדים ועל ביצוע סקרים ומחקרים פנים ארגוניים כדי לענות על שאלות ולבטים של
מנהלי ומנהלות ארגונים, בעיקר מנהלי\ות משאבי אנוש, בתכנון משרד היברידי מיטבי.
לכל שאלה ובדיקה בנושא עיצוב ותכנון המשרד ההיברידי והמחקר שיש לבצע בתוך הארגון כדי לקבל את הכלים המיטביים לקבלת החלטות פנו אלינו עוד היום:

מיכל רוזן: 037326997  046367133 0544683066        ד"ר גלית סיני קרמונה: 0544530128

מעט אודותינו:

מיכל רוזן – מעצבת פנים בוגרת מדעים מטעם אוניברסיטת תל אביב ( B.Sc.Te.) ובוגרת  .H.I.T. במגמת עיצוב. מומחית באסטרטגיה של סביבת העבודה ובעיצוב משרדים על בסיס מחקרי. עובדת עם ארגונים מתחומים מגוונים: הייטק, תקשורת, תעשייה מסורתית, תעופה, ממשלתי ועוד. בפברואר 2020 יזמתי את כנס WELL , הכנס הראשון מסוגו בישראל שעסק בעיצוב סביבת העבודה כמצע להצלחה ארגונית. כותבת על הנושא, משתתפת בכתבות ומתראיינת בעיתונות הכלכלית הארצית (גלובס, דה מרקר, כלכליסט) וכן במדיה הדיגיטלית (ערוץ כאן 11)

ד"ר גלית סיני קרמונה –  (Ph.D) מתודולוגית של סקרים וסוציולוגית. בעלת תואר שלישי מאוניברסיטת תל אביב.  מתמחה בסקרים ארגוניים, סקרים אינטרנטיים ומחקר סוציולוגי ארגוני. יועצת מתודולוגית לארגונים, יועצת בפיתוח מערכות סקרים ומרצה בתחום הסקרים. בעלת מתודה, חברת בוטיק המתמחה בביצוע סקרי עמדות בארגונים – בקרב עובדים,  מנהלים ולקוחות ומדדים סוציולוגיים ארגוניים של מחוברות עובדים, שיתופיות, אמון, אושר וחוויית לקוח.

לקריאה נוספת: אני מזמינה אותך להתרשם מהמהדורה הדיגיטלית של הכתבה בגלובס המסקרת את תוצאות הסקר.